Автоматизация МСФО

15.06.2009 г.
Автор: ведущий специалист-консультант в сфере управленческого учета Любовь Басова.

Компании, которые планируют или уже ведут учет по МСФО, приходят к пониманию того, что оперативную и достоверную отчетность можно получить, только внедряя в компании современные информационные технологии. Для этого нужно определить необходимую степень детализации отчетности компании и в зависимости от этого выбрать способ автоматизации составления отчетности по МСФО и соответствующий программный продукт. А знание возможных рисков при автоматизации позволит снизить их в дальнейшем.

Требования к программному продукту и выбор системы

Важнейшим фактором при выборе информационной системы является ее функциональность. Под функциональностью понимается способность автоматизированной системы выполнять набор функций, которые определены в ее технических характеристиках и удовлетворяют потребностям пользователей. Все учетные системы предъявляют повышенные требования к функциональности, поскольку бухгалтерский учет довольно сложный процесс и оперирует большим количеством данных. Если пользователю необходимо получить отчетность по МСФО, то требования к функциональности учетной системы повышаются.

Системы автоматизации финансового учета, представленные на отечественном рынке, условно можно разделить на три группы: многофункциональные ERP-системы зарубежных поставщиков, системы для средних предприятий зарубежных поставщиков и отечественные программные решения для средних и малых предприятий.

Многофункциональные ERP-системы зарубежных поставщиков (SAP, Oracle, Microsoft, SSA GLOBAL (Baan) и другие), ориентированные на крупные компании, и системы для средних предприятий иностранных производителей (Platinum, SunSystems, Scala, Exact Globe, Navision и другие), как правило, имеют хорошо развитый блок функциональности для автоматизации учета по МСФО и предоставляют широкие возможности пользователям. Основная масса клиентов, использующих системы для малых и средних предприятий отечественных поставщиков («1С», «Парус», «Инфин», «Инфо-бухгалтер» и другие), - это российские компании, в задачи которых входит обязательное ведение учета по национальным стандартам и налогового учета.

Блок функциональности по автоматизации учета по МСФО развит слабо и обычно не входит в стандартную комплектацию систем. В свете планируемого перехода большинства российских компаний на обязательное ведение учета по МСФО ситуация постепенно меняется к лучшему, разработчики учитывают потребности клиентов в новых версиях своих продуктов.

Лучший показатель того, что система пригодна для целей автоматизации учета по МСФО в условиях России, — успешные проекты, реализованные именно в нашей стране. Процесс выбора программного обеспечения лучше всего организовать как отдельный мини-проект. Нужно оценить, насколько формализованы бизнес-задачи, стоящие перед компанией, и составить перечень требований к будущей системе автоматизации, которые позволят достичь поставленных целей.

Требования к программному обеспечению формируются в основном под влиянием двух групп факторов: используемый способ ведения учета по МСФО и особенности бизнеса и структуры компании. Особенности бизнеса и структуры компании предъявляют общие требования к системе независимо от того, по каким стандартам в ней ведется учет. Поэтому далее подробно будут рассмотрены только способы ведения учета по МСФО в информационной системе и требования к программному продукту, позволяющие данные способы реализовать.

Способы ведения учета по МСФО

Можно выделить три способа ведения учета по МСФО в информационной системе: параллельный учет, трансляция данных, трансформация данных.

При параллельном учете отражение всех хозяйственных операций осуществляется одновременно в двух базах данных: по российским стандартам и по МСФО. Такой способ обычно является самым дорогостоящим и применяется российскими компаниями крайне редко.

Трансляция данных — организация учета по МСФО осуществляется в отдельной базе данных. Учет хозяйственных операций выполняется в одной базе данных по национальным стандартам (база-источник), затем каждая операция переносится (транслируется) в базу по МСФО (база-приемник). Различают следующие типы трансляции в зависимости от валют, используемых в базе по национальным стандартам и МСФО:

  • «один к одному». Этот тип трансляции предназначен для передачи информации между базами данных при условии идентичности используемых валют (если национальная валюта и операционная совпадают);
  • исторический, когда трансляция операций производится по курсу на дату совершения операции;
  • средневзвешенный, когда применяется средняя величина курса за период;
  • текущий — трансляция производится по курсу на дату ее осуществления;
  • оригинальный (исторический). Этот тип трансляции позволяет перекладывать суммы хозяйственных операций по курсу, который был указан непосредственно в самой операции (например, в счете на оплату);
  • задаваемый пользователем. Позволяет пользователю вручную назначить курс трансляции по счетам.

Трансформация — формирование отчетности по МСФО на основании данных учета по национальным стандартам с использованием пересчета показателей отчетности. Данный метод является неточным и имеет большую погрешность данных. Он не предъявляет каких-либо специфических требований к программному обеспечению (в большинстве компаний трансформация осуществляется вручную с помощью MS Excel).

Трансформация значительно дешевле, поскольку не требует внедрения специальной системы учета и производится обычно один раз в год (на отчетную дату). Но у нее есть ряд существенных недостатков:

  • бухгалтерскую отчетность на момент начала трансформации необходимо иметь намного раньше, чем того требует российский учет, что прибавляет работы бухгалтерии;
  • отсутствует возможность получения информации за промежуточный период;
  • применяется большое количество различных допущений и оценочных суждений, что значительно снижает точность данных.

Если компания заинтересована в быстром получении информации, а также хочет получать данные в промежуточные периоды, то метод трансформации ей вряд ли подойдет. Лучше выбрать метод параллельного учета, при котором учет по стандартам МСФО ведется независимо от учета по российским стандартам. Но у этого метода также есть ряд недостатков:

  • высокая стоимость, которая вызвана необходимостью внедрения учета по стандартам МСФО с созданием плана счетов, описанием типовых проводок и т. д.;
  • большое количество сотрудников, ведущих первичный учет, поскольку в компании фактически будет работать две бухгалтерии.

Любой параллельный учет влечет за собой дополнительные затраты. Не все компании могут позволить себе резко увеличить расходы на ведение учета и его автоматизацию.

Использование параллельного учета, с моей точки зрения, имеет смысл только в момент перехода с РСБУ на МСФО.

Подготовительные мероприятия перед началом работ по автоматизации учета по МСФО.

Подготовительные мероприятия по автоматизации учета по МСФО начинаются с построения методологии, которая включает:

  • анализ отличий МСФО от национальных стандартов с учетом специфики деятельности компании. Эта процедура нужна для оценки фронта работ в конкретной компании, занимающейся тем или иным бизнесом в условиях определенной экономической среды. Как правило, поставщики программных решений имеют наработки для разных отраслей производства, которые необходимо проверить на соответствие национальным и международным стандартам;
  • разработку порядка учета хозяйственных операций по МСФО. Для этого нужно выделить операции под параллельный учет, трансляцию или трансформацию. Данная процедура подразумевает формирование регламента переноса данных из российского учета в МСФО, разработку структуры первичных документов, назначение ответственных за ввод и контроль операций, проверку результатов операций;
  • разработку плана счетов по МСФО. План счетов настраивается в зависимости от индивидуальных особенностей компании и предполагаемых пользователей финансовой отчетности, необходимой степени прозрачности;
  • разработку финансовой аналитики с учетом организационного деления компании и контрагентов, с которыми компания работает.

Как правило, переход на МСФО требует изменения существующих бизнес-процессов, а следовательно, установленной в компании системы документооборота, поскольку увеличивается аналитическая нагрузка на первичные документы, появляются дополнительные звенья в цепочке движения-утверждения документов.

Необходимо сформировать в компании определенную учетную дисциплину: определить сроки подготовки первичных документов в бумажном и электронном виде, четко распределить обязанности и установить субординацию в части отражения хозяйственных операций в системе. Чтобы снизить трудозатраты финансового отдела, необходимо делегировать часть полномочий в другие службы и наладить своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к первичным данным в системе. Это позволит избежать двойного документооборота.

Возможные риски при автоматизации отчетности.

Основные риски при автоматизации МСФО лежат в области человеческих ресурсов. Большая нагрузка падает на бухгалтерию, и успех проекта зависит от способности ее сотрудников оперативно перестроить свою работу с учетом новых требований. Помимо того что сотрудники бухгалтерии получают дополнительную работу (на практике часто дополнительный учетный персонал нанимается, только когда система учета по МСФО уже настроена и работает), они могут не обладать достаточным количеством знаний для участия в процессе автоматизации по МСФО.

Для минимизации этого риска необходимо:

  • провести тренинги - методологические и функциональные по работе в системе (объяснить цели и задачи перехода предприятия на МСФО и его автоматизации, обучить учету по МСФО, а также разъяснить технические моменты — как выполнить в программе ту или иную операцию);
  • разработать (изменить) должностные регламенты и инструкции пользователя для работы в системе;
  • нанять дополнительных сотрудников с опытом работы (если в компании нет собственных специалистов, способных участвовать в проекте автоматизации по МСФО, то их обучение значительно отсрочит осуществление данного проекта);
  • при наличии территориально распределенной структуры организовать внутренний портал (внутрикорпоративный сетевой ресурс, доступный всем пользователям системы), где любой сотрудник бухгалтерии и финансового департамента сможет ознакомиться с актуальной информацией, связанной с ведением учета по МСФО.

Другой существенный риск - искажение учетной информации. Причинами искажений могут быть следующие:

  • неправильная настройка и/или эксплуатация системы. Часто возникают проблемы с расчетом нереализованных курсовых прибылей (убытков). Риски минимизируются с помощью четких инструкций пользователя, где будут описаны правильные настройки системы и порядок выполнения операции;
  • ошибки в работе системы. Современные учетные системы - технологически сложный продукт, и ошибки в них частое явление. Зачастую об ошибках становится известно в момент формирования отчетности, когда производится выверка и все операции уже обработаны в системе. Застраховаться на 100% от этого риска невозможно. Для его минимизации необходимо внимательно отнестись к заключению договора на техническое сопровождение с поставщиком программного продукта, где будут четко прописаны сроки (вплоть до количества часов) для исправления критических ошибок;
  • отсутствие необходимой функциональности в системе. Если система не может поддерживать какие-либо учетные алгоритмы, то приходится делать дополнительные расчеты за рамками системы, которые, как правило, непрозрачны и сильно подвержены влиянию человеческого фактора.

Ограничения автоматизации учета по МСФО

При выборе системы учета следует понимать, что автоматизировать все процедуры и расчеты, связанные подготовкой отчетности по МСФО, нецелесообразно, а иногда невозможно. Например, расчет уровня обесценения неденежных активов производится за рамками системы, а в системе уже отражается результат этих расчетов, то есть корректируется стоимость активов согласно новому уровню. Для обеспечения современного уровня подготовки отчетности в каждой компании должна быть установлена собственная модификация программного обеспечения в зависимости от способа ведения учета, специфики бизнеса и юридического статуса компании и других факторов. В каждом случае должен быть найден разумный баланс между желаниями и требованиями к программному обеспечению, с одной стороны, и возможностями компании, с другой стороны.