Бюджетирование в 1С:«Управление производственным предприятием 1.3».

Автор: Бухгалтер-консультант Лунёва Екатерина

Бюджетирование - это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

В результате бюджетирования составляется совокупность финансовых планов, согласованных между собой:

  • бюджет движения денежных средств (БДДС);
  • бюджет доходов и расходов (БДР);
  • прогнозный баланс;
  • оборотные бюджеты для отдельных подразделений и для отдельных видов деятельности предприятия.

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы (текущее или уточненное  планирование), так и на более длительные периоды времени (стратегическое или укрупненное планирование).

Бюджетирование выполняет следующие функции:

  • экономический прогноз;
  • контроль результатов деятельности предприятия;
  • средство координации деятельности подразделений предприятия;
  • основа для принятия решений по развитию предприятия.

Подсистема бюджетирования в 1С:УПП включает функции финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов как на уровне предприятия в целом так и на уровне ЦФО. Данная подсистема позволяет анализировать как прогнозируемые, так и фактические данные бюджетирования.

Планирование в подсистеме "Бюджетирование" конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций. "Бюджетная операция" похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка "Пакетный ввод бюджетных операций". Для ускорения ввода бюджетных операций в документе "Установка зависимостей оборотов по статьям" можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей. Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции. Документ "Расчет по модели бюджетирования" предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций. Обработка "Копирование данных бюджетирования" позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений, либо с указанным изменением. При этом переносятся как документы "Бюджетная операция", так и "Расчет по модели бюджетирования". 

Данные подсистемы "Бюджетирование" хранятся в информационной базе в двух различных представлениях:

  • обороты по статьям бюджета (записываются в регистр накопления "Обороты бюджетов");
  • проводки по счетам плана счетов бюджетирования.

Все данные подсистемы формируются и хранятся в разрезе сценариев планирования. Сценарность планирования позволяет:

  • формировать и сравнивать варианты одних и тех же бюджетов (например, оптимистический и пессимистический);
  • формировать бюджеты на периоды времени разной продолжительности, от года до дня;
  • вести учет и анализ фактических данных при помощи механизмов бюджетирования.

Плановые данные в подсистеме могут формироваться в разрезе неограниченного количества сценариев. Фактические данные после трансляции их в подсистему хранятся без указания сценария. Именно хранение фактических данных в разрезе отдельного, пустого сценария позволяет анализировать их при помощи отчетов подсистемы "Бюджетирование".

Обороты бюджетов, как по плановым, так и по фактическим данным, могут храниться в разрезах:

  • статей оборотов;
  • ЦФО;
  • проектов;
  • контрагентов;
  • номенклатуры.

Статья оборотов является обязательным аналитическим разрезом. Указание статьи оборотов обязательно как при формировании бюджетной операции, так и при трансляции фактических данных. Статьи оборотов определяются пользователями подсистемы бюджетирования и вносятся в справочник "Статьи оборотов по бюджетам", относящийся к этой подсистеме.

ЦФО и проект являются необязательными аналитическими разрезами. ЦФО и проект рекомендуется по мере возможности указывать для каждой бюджетной операции, а также при трансляции всех фактических данных в подсистему бюджетирования. Но если такой возможности нет, бюджетная операция может быть задана без указания этих аналитик. ЦФО выбирается из справочника "Подразделения"; проект выбирается из справочника "Проекты". Оба эти справочника в равной мере относятся как к подсистеме бюджетирования, так и к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. Это значит, что справочники заполняются пользователями различных подсистем таким образом, чтобы обеспечить удобство ввода и сопоставимость данных бюджетирования и фактических данных.

Контрагент и номенклатура также являются необязательными аналитическими разрезами. Однако их рекомендуется указывать в оборотах только по определенным статьям. Это значит, что для каждой статьи оборотов определяется возможность разделения (учета) по контрагентам и номенклатуре. Контрагент и номенклатура выбираются из одноименных справочников. Эти справочники относятся к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. В подсистеме бюджетирования они используются, но как правило не заполняются.

Перечень аналитик, обязательность и возможность их указания определяется технологией формирования бюджета. В первую очередь разрабатывается структура бюджетов, т.е. перечень статей оборотов. Поэтому статья оборотов является обязательной аналитикой бюджетной операции.

Перечень видов субконто плана счетов бюджетирования совпадает с перечнем аналитик, определяемых для оборотов бюджета.

Для каждого счета плана счетов бюджетирования может быть указано до трех субконто. Выбор субконто для каждого из счетов полностью определяется пользователями подсистемы.

Таким образом, подход к определению аналитик проводок бюджетирования более гибкий, чем к определению аналитик оборотов бюджета. Такой подход объясняется тем, что проводки по плану счетов бюджетирования, как правило, формируются не самостоятельно, а автоматически, в момент формирования оборотов по бюджету. При этом значения субконто по счетам, участвующим в проводке, заполняются также автоматически теми аналитиками, которые указаны в бюджетной операции (при трансляции фактических данных).

Это значит, что для счета плана счетов бюджетирования целесообразно задавать аналитику либо совпадающую с аналитикой статей оборотов, в шаблонах которых указан счет, либо менее подробную. При указании для плана счетов аналитик, которые заведомо не будут указаны в обороте по бюджету, соответствующие субконто в проводке не будут заполнены. Таким образом, жесткий контроль за перечнем субконто счета не имеет смысла.

В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета. Контролируемые значения бывают 2-х типов – ограничивающие и целевые. При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета. Например, таким образом реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется. Установка контролируемых значений проводится документом "Контролируемые значения по бюджетам". Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет "Контролируемые значения по статьям оборотов".

Для план-фактного анализа исполнения бюджетов недостаточно отражения свершившихся хозяйственных операций в подсистемах учета фактических данных. Фактические данные должны быть отражены также в подсистеме "Бюджетирование", для них должны быть определены обязательные, а в случае необходимости и необязательные аналитики бюджетирования. Учет фактических данных в подсистеме "Бюджетирование" всегда ведется в рамках пустого сценария. К обязательным аналитикам фактических данных относятся статья оборотов, период, а также для статей оборотов, по которым ведется суммовой учет, - валюта.

Для данных финансового планирования периодичность определяется сценарием. Для фактических данных сценарий не указывается. Фактические данные могут быть сопоставлены с данными бюджета, сформированными в рамках сценария любой периодичности, поэтому для фактических данных в подсистеме бюджетирования поддерживается минимальная из возможных для сценариев периодичность - день.

Фактические данные вносятся в подсистему при помощи документа "Учет фактических данных по бюджетам". Этот документ может быть заполнен вручную данными, полученными из отчетов учетных подсистем. Однако штатным режимом является автоматическое заполнение документа. Для возможности автоматического заполнения оборотов по статье бюджета необходимо задать для этой статьи источники для получения фактических данных. Такие источники настраиваются по разделам учета, к которым относятся транслируемые в подсистему данные. При настройке источника следует определить необязательные измерения бюджетирования, в разрезе которых должны транслироваться фактические данные, и настроить связь с этими измерениями бюджетирования.  Независимо от границ отбора данных, установленных для источника, обороты фактических данных будут формироваться за тот период, который указан в документе "Учет фактических данных по бюджету". Такой расчет фактических данных позволяет использовать один и тот же источник для расчета плановых и фактических данных подсистемы бюджетирования.

При проведении документа формируются обороты по статьям и аналитикам бюджетирования, указанным в документе, и проводки по счетам плана счетов бюджетирования, соответствующие сформированным оборотам. Счета по дебету и кредиту проводок определяются шаблонами, заданными для статей оборотов; субконто определяются аналитиками сформированных оборотов бюджета.

Обороты по зависимым статьям при проведении документа не формируются. Для учета фактических данных в подсистему следует транслировать данные по всем статьям оборотов.

Подсистема "Бюджетирование" позволяет формировать неограниченное количество бюджетов на любые периоды. Все бюджеты, независимо от вида бюджета, формируются по одинаковым принципам:

  • Автоматизированный расчет по предварительно настроенным источникам данных. В качестве источников данных могут выступать все без исключения регистры системы, обороты по любому из планов счетов (бухгалтерский, налоговый, МСФО, бюджетирования).
  • Ручной ввод бюджетных операций.
  • Комбинированное заполнение. Например, суммы бюджета по некоторым статьям рассчитываются, а по некоторым вводятся вручную; или сумма по статье бюджета вносится вручную и автоматически распределяются по ЦФО или проектам.
  • Автоматическое формирование бюджетных операций по зависимым статьям бюджета при ручном или автоматизированном формировании оборотов по влияющим статьям.

С помощью подсистемы  "Бюджетирования" возможно проводить управленческий и финансовый анализ данных бюджета и фактических данных при помощи одних и тех же отчетов. Анализ данных бюджета возможен сразу же после формирования бюджета.

Система 1С:УПП дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных. Примером отчета, конструируемого пользователем может служить "Отчет по бюджету", структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример – "Финансовый расчет", который является конструктором расчета показателей. Формируя состав строк отчета пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу).

Правильно организованная система бюджетирования дает ответ на вопрос "как достичь поставленных целей предприятия, опираясь на контролируемые показатели". Выбрав в качестве системы автоматизации расчёта бюджетов подсистему бюджетирования в "1С:Управлении производственным предприятием 1.3", можно с уверенностью сказать, что она позволит планировать деятельность предприятия, рассчитывать, достигаются ли цели предприятия при тех или иных плановых показателях, автоматически отслеживать выполняются ли планы и при необходимости их оперативно корректировать. Это позволит руководителю даже в период экономического кризиса добиваться стратегических целей в финансовой политике компании.