Частые ошибки в кассовых операциях

При выполнении аудита кассовых операций нередко выявляются ситуации, когда бухгалтеры ведут кассу, мягко скажем, без должного внимания. Тогда как Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» предусматривает ответственность за подобные правонарушения. В частности:

  • статья 15.1. предусматривает ответственность за несоблюдение установленного порядка по работе с денежной наличностью и ведению кассовых операций. При нарушении установленного порядка по работе с денежной наличностью и ведению кассовых операций, когда расчеты наличными средствами с другими организациями велись сверх учрежденных лимитов, денежная наличность не оприходовалась или оприходовалась частично в кассе, не соблюдался порядок хранения свободных денежных средств, а также в кассе скапливались наличные деньги сверх установленного лимита, - предусматривается административный штраф для должностных лиц в размере 40-50 МРОТ; для юридических лиц - 400-500 МРОТ;
  • статья 14.5. предусматривает ответственность за продажу товаров, исполнение работ или предоставление услуг без использования контрольно-кассовых машин либо при отсутствии определенной информации. При продаже товаров, производстве работ или предоставлении услуг на предприятиях торговли или в иных организациях, производящих реализацию товаров, осуществляющих работы либо оказывающих услуги, а также лицами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при неимении необходимой информации о производителе или о продавце, либо без использования в установленных законодательством случаях контрольно-кассовых машин - предусматривается административный штраф для граждан в размере 15-20 МРОТ; для должностных лиц - 30-40 МРОТ; для юридических лиц - 300-400 МРОТ;

Рассмотрим те нарушения по ведению кассовых операций. которые наиболее часто встречаются. Итак:

  1. Касса для выдачи денежных средств оборудована не надлежащим образом и не соответствует пункту 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации». В соответствии с пунктом 3 этого же документа, обязанность по оборудованию кассы (выделению изолированного помещения, предназначенного для приема, выдачи и временного хранения денег) и обеспечению сохранности наличных средств в помещении кассы, а также при их доставке из банка и сдаче в банк возлагается на руководителей предприятий. Если же надлежащие условия, гарантирующие сохранность финансовых средств при их хранении и транспортировке не были обеспечены по вине руководителей предприятий, то в этом случае законодательство предусматривает ответственность для таких лиц.

    Приложение № 2 содержит рекомендации по обеспечиванию целостности денежных средств при их хранении и транспортировке. Согласно которым, касса должна располагаться в изолированном помещении, а двери в это помещение в период совершения операций - закрыты на замок изнутри. Лица, не имеющие отношения к деятельности кассы, не в праве находиться в этом помещение.

    Приложение № 3 отражает единые требования к техническому укреплению и оснащению сигнализацией помещений касс на предприятиях. Кроме того, действующее законодательство позволяет страховать кассы предприятий.

  2. Оформление кассовых операций производится не по унифицированным формам, либо используются формы, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, которые уже устарели.

    В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» за № 129-ФЗ от 21.11.96 (в редакции от 30.06.03), к учету принимаются только те первичные учетные документы, которые сформированы по форме, входящей в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

    Помимо этого, пункт 12 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает оформление кассовых операций по типовым межведомственным формам первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденным Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

    3. Наличие исправлений в кассовых документах. Тогда как пункт 19 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» не допускает подчисток, помарок или исправлений в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных кассовых ордерах и заменяющих их документов. Указанные документы должны быть заполнены ясно и четко чернилами, шариковой ручкой или оформлены с помощью пишущей машины или на компьютере. Не допущение в приходных и кассовых ордерах исправлений предусматривает и пункт 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», а также статья 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отсутствие отметки о погашении документов, прилагаемых к расходным и приходным кассовым ордерам. Пункт 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает немедленное погашение штампом или надписью «Оплачено» с отметкой о дате погашения и подписью кассира приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов сразу после того, как по ним были получены или выданы деньги. Не формируется реестр депонированных сумм, не производится сдача в банк депонированных сумм. Пункт 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязывает кассира сформировать реестр депонированных сумм после того как выйдут сроки по оплате труда, выплатам пособий по социальному страхованию и стипендий, предусмотренные пунктом 9. Депонированные суммы должны быть сданы в банк, а на сданные суммы составлен один общий расходный кассовый ордер. Кассир или работник, временно заменяющий его, не ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций. Пункт 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязывает руководителя предприятия ознакомить под расписку кассира с Порядком ведения кассовых операций после его назначения на эту работу. В случаях временной замены кассира нет приказа руководителя на заменяющего его работника и договора о пол-ной материальной ответственности с этим работником. Отстутсвует акт по итогам пересчета ценностей. Пункт 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает на предприятиях с одним кассиром на период его временной замены письменным приказом руководителя предприятия возлагать исполнение обязанностей кассира на другого работника. С заключением договора, предусмотренного пунктом 32, с данным работником. Если кассир оставляет место работы внезапно (по болезни иили иной причине), то подотчетные ценности в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия, пересчитываются назначенным кассиром. по результатам пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывают указанные лица. На предприятии, не попадающем под статью 3 ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации», обязанности кассира выполняет главный бухгалтер. Пункт 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» позволяет на малых предприятиях, в штате которых кассир не предусмотрен, его обязанности выполнять главному бухгалтеру или другому работнику с письменного распоряжения руководителя предприятия при условии заключения договора, предусмотренного пунктом 32. В платежных ведомостях или расходных кассовых ордерах сумма прописью к получению прописана кассиром, либо выполнена машинописным способом, либо в расходных кассовых ордерах нет расписки в получении денег. Согласно пункту 15. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», расписаться в получении денег может только получатель чернилами или шариковой ручкой с обозначением полученной суммы: рубли - прописью, копейки - цифрами.