Особенности учета отработанного времени

Для того чтобы правильно начислить заработную плату, необходимо четко и грамотно вести учет отработанного времени.

В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.1 реализованы следующие методы учета в разрезе «видов использования времени»:

  • метод отклонений, при котором регистрируются периоды отклонений от нормального графика работы, фактически использованное время рассчитывается исходя из нормы времени, зафиксированной в графиках работы; этот метод требует настройки графиков работы и регистрации их изменения у работников;
  • метод сплошной регистрации, при котором также регистрируются периоды отклонений от нормального графика работы, но фактически использованное время и в необходимых случаях норма времени вводятся вручную; этот метод требует постоянного ввода большого объема данных.

Метод отклонения используется по умолчанию. В случае, когда использование этого метода невозможно, данные о фактически отработанном времени регистрируются с помощью документа «Табель учета рабочего времени».

Данные о норме рабочего времени с указанием количества рабочих часов, включая вечерние и ночные, на каждую дату хранятся в справочнике «Графики работы». График назначается работнику при приеме на работу. При кадровом перемещении работнику может быть назначен другой график работы. Используемые в организации графики работы описываются в программе в справочнике «Графики работы» (меню Предприятие/ Графики работы).

Описание графика включает наименование и тип графика, продолжительность рабочей недели, продолжительность работы по дням недели, время начала дневной, вечерней и ночной работы, и календарь рабочего времени.

Основной график описывает рабочее время для 40- часовой рабочей недели с двумя выходными днями – суббота и воскресенье с одинаковой продолжительностью работы в каждый рабочий день.

В окне «группы реквизитов «Расписание работы» указать день недели и продолжительность рабочего времени в течение рабочего дня. Для этого необходимо установить курсор в окно для ввода информации, правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и ввести команду «Добавить». В результате этих действий в окне откроется для ввода строка под номером 1. В колонке «День недели» указывается день недели, в колонке «Начало» нужно указать время начала работы, в колонке «Окончание» – время окончания работы. Если в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом рабочее время разбивается на части для перерыва на обед, то каждая часть рабочего времени вводится в отдельной строке. При этом предполагается, что общая продолжительность рабочего дня не превышает 8 часов.

Далее заполняется календарь рабочего времени для графика работы «Основной график». В форме графика в разделе «Календарь» необходимо нажать кнопку «Заполнить» и указать год, за который необходимо заполнить календарь.

В аналогичном порядке производится настройка графика работы при шестидневной рабочей неделе.

Для того чтобы настроить график работы для неполного рабочего времени необходимо установить флажок «Неполное рабочее время». В поле «Часов в неделю» указывается продолжительность рабочего времени по этому графику. В разделе «Способ расчета нормы рабочего времени» указывается тот график работы, который описывает полное рабочее время.

При назначении работнику графика неполной рабочей недели следует учитывать следующее. При приеме на работу в организацию на условиях неполного рабочего времени или при переводе на работу на таких условиях работнику указывается тарифная ставка, установленная для условий полного рабочего времени. Пересчет ставки, исходя из отработанного по графику неполного рабочего времени, в программе производится автоматически. Разделы «Расписание работы» и «Календарь» заполняются аналогично основному графику.

Для учета рабочего времени при многосменной работе создаются несколько графиков. Например, при трехсменной работе – три, при работе в четыре смены – четыре разных графика работы. Перед настройкой графиков многосменной работы необходимо предварительно заполнить справочник «Смены» (меню предприятие – Смены). Для каждой смены в справочнике указывается наименование смены и часы работы в течение этой смены.

Поскольку в течение дня одни работники приступают к работе в первую смену, другие во вторую, а кто-то в третью, то в справочнике «Графики работы» для каждой из групп работников необходимо описать свой график. Заполнение формы для описания графика сменной работы производится в следующем порядке. Выбирается тип графика «сменный», отмечаются флажками поля «Выходные по скользящему графику» и «Суммированный учет временив». В поле «Дата отсчета» указывается дата, с которой начинается цикл графика, т.е. дата первого дня графика. Далее в табличной части «Смены» описывается режим работы по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни также включают в табличную часть, но значение колонки «Смена» не заполняют. По кнопке «Заполнить» производится заполнение календаря рабочего времени этого графика.

Основной график работника может быть заменен индивидуальным графиком, который вводится на один расчетный период (месяц). Регистрация индивидуальных графиков работы в программе осуществляется с помощью документа «Ввод индивидуальных графиков работы организации».

Если по факту оказывается, что график работы не соблюдался в силу иных обстоятельств, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены работников), то фактически отработанное время регистрируется документом «Табель учета рабочего времени».

Для работников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано также документом «Сдельный наряд на выполнение работы», ввод табеля в таком случае не требуется.

При расчете заработной платы за месяц в регистры расчета попадают записи по плановым начислениям работников за отработанное в пределах нормы время. Количество дней и часов, подлежащих оплате, определяется за фактический период действия в следующем порядке. Если по работнику за данный период был введен «Табель учета рабочего времени, то отработанное время определяется по табелю. Если табель не регистрировался, но для работника на этот период введен индивидуальный график, то отработанное время определяется за фактический период действия по индивидуальному графику работника. В иных случаях для определения отработанного времени используется график работы сотрудника, присвоенный ему документами кадрового учета.