Типовые ошибки пользователей при работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Программный продукт 1С:Зарплата и Управление персоналом 8, как следует из названия, предназначен для управления персоналом и учета расчетов с сотрудниками предприятия. Он имеет широкие возможности, при использовании которых возможно организовать управление и учет расчетов с персоналом на предприятии любого масштаба и с применением самых разнообразных видов начислений и удержаний.

Так как программа отличается гибкостью в настройках различных параметров учета, графиков работы, видов расчетов, а также способов отражения заработной платы в учете, необходимо обратить особое внимание на настройку программы и заполнение всех кадровых и расчетных документов и аналитики в каждом документе. На практике встречается немало ошибок, связанных с незнанием особенностей конфигурации. Чаще всего ошибки обнаруживаются при начислении зарплаты или формировании проводок, которые в последующем будут загружены в 1С:Бухгалтерию 8 или 1С:Бухгалтерию 7.7. Для того, чтобы избежать возможных ошибок, необходимо особенное внимание обратить на первоначальные настройки учета в программе, а именно:

  • справочник «Подразделения организации» – справочник заполняется автоматически выгрузкой из «1С:Бухгалтерии 8» с указанием необходимых параметров ("Для выгрузки в новую информационную базу"). Если справочник заполняется вручную, необходимо обратить внимание на соответствие названий и кодов его элементов названиям и кодам справочника «Подразделения организаций» в бухгалтерской программе 1С;
  • справочник «Статьи затрат» - также заполняется автоматически при загрузке данных из 1С:Бухгалтерии версии 8 или 7.7. Необходимо проверить наличие статей затрат «Оплата труда» и «Налоги и сборы»;
  • справочник «Номенклатурные группы» должен соответствовать одноименному справочнику в 1С:Бухгалтерии версии 8 или 7.7;
  • справочник «Способы отражения зарплаты в учете» - справочник содержит перечень возможных проводок, используемых при отражении зарплаты в регламентированном учете.

Какие же ошибки чаще всего возникают при работе с программой? Ну, во-первых, это формирование «неправильных проводок». Для того, чтобы избежать такой ситуации, необходимо заранее позаботиться о настройках проводок и назначении каждому сотруднику определенного способа отражения заработной платы в регламентированном учете. Итак, выбрать способ отражения зарплаты можно следующими способами:

  • назначить конкретный способ всему подразделению. Справочник «Подразделения организации», закладка «Бухучет зарплаты»;
  • назначить способ отражения зарплаты сотруднику или списку сотрудников. Для этого используется документ «Ввод сведений об учете заработка работников»;
  • назначить конкретный способ отражения зарплаты для определенного начисления или удержания. Необходимо указать нужную проводку в поле «Способ отражения в учете» на закладке «Бухучет и ЕНВД».

Вторая ошибка в рейтинге самых популярных – неправильный расчет среднего заработка для выплаты больничного или отпускных. Причины возникновения этой ошибки могут быть различными, но чаще всего это случается из-за того, что некоторые суммы не попадают в базу для расчета среднего заработка. Исправляется эта ситуация настройкой базы для расчета среднего заработка (в меню «Предприятие» - «Настройка расчета зарплаты» - «Средний заработок»). В табличную часть «Базовые расчеты» необходимо добавить вид расчета, который должен использоваться при расчете среднего заработка.

Третьей по популярности ошибкой является включение/не включение определенных видов расчета в базу для расчета ЕСН или НДФЛ. Для того, чтобы предупредить возникновение такой ошибки или исправить ее, необходимо проверить настройку конкретного начисления, которое ошибочно облагается или не облагается указанными налогами. На закладке «Налоги» в окне редактирования вида начисления есть соответствующие поля – «НДФЛ» и «ЕСН, взносы в ПФР».

«Неправильно» рассчитывается оплата за неполный месяц работы в документе «Начисление заработной платы работникам организаций». Так называемая ошибка может возникнуть при неправильной настройке графика работы. Необходимо проверить количество рабочих часов по графику работы и в зависимости от ситуации либо откорректировать график (если ошибка именно в графике), либо ввести индивидуальный табель учета рабочего времени для данного сотрудника (если сотрудник выходил на работу не в соответствии со своим рабочим графиком). Если документ «Табель учета рабочего времени» не вводится, то по умолчанию считается, что сотрудник отработал все рабочие дни в соответствии с графиком работы.

«Неправильно» формируется табель учета рабочего времени. Первое, что необходимо сделать при возникновении такой ситуации – проверить правильность заполнения производственного календаря. Производственный календарь, так же, как и многие другие объекты конфигурации, отличается гибкостью настройки и простотой использования. При необходимости, рабочий день можно перенести на выходной, а выходной – на рабочий. После проверки производственного календаря, проверяется наличие всех документов кадрового учета и правильность их заполнения.

Каким образом можно отследить ошибку и найти документ, или справочник в который нужно внести изменения? Для анализа полноты проведенных расчетов заработной платы используется отчет «Анализ начислений работникам организаций». Отчет позволяет отследить соответствие начисленных сумм, суммам, использовавшимся при расчете ЕСН, НДФЛ и формировании проводок.

Для анализа всех начислений и удержаний по каждому сотруднику удобно использовать «Расчетную ведомость произвольной формы». Ведомость предоставляет возможность видеть начисления и удержания по каждому сотруднику не только общими суммами, но и в разрезе видов расчета.

Для того, чтобы проанализировать начисленные налоги и взносы используется отчет «Анализ начисленных налогов и взносов», в котором помимо начисленных налогов указываются выплаты входящие в базу по расчету налога и выплаты, не являющиеся объектом налогообложения.

Кроме перечисленных, также используются отчеты «Свод начислений», «Регистр учета расчетов по оплате труда», индивидуальные карточки ЕСН и ОПС.Нетрудно заметить, что все указанные ошибки являются следствием невнимательности и неправильного заполнения документов или настройки соответствующих справочников и видов расчетов. Поэтому при работе с программой рекомендуется уделять достаточно внимания необходимым настройкам, правильному формированию первичных документов, а также обращаться к справочной литературе, к справке программы, и дискам с информационно-технологическим сопровождением.