СтавАналитСтатьи
Всем бухгалтерам, осваивающим 1С, посвящается...
18.09.2009 г.
«Пользуясь случаем, хочу передать привет своим друзьям …» - примерно так начинается каждая реплика дозвонившихся на какую-нибудь более-менее популярную радиостанцию. А я сегодня, пользуясь случаем, хочу передать привет всем бухгалтерам наших клиентов и не только наших и не только клиентов и поговорить о самом наболевшем — о типичных ошибках в программе «1С:Бухгалтерия 8».
Итак, на что же в первую очередь следует обратить внимание бухгалтерам, начинающим работать в этой программе?
Пустая аналитика. Вроде бы, об этом даже говорить как то неприлично — само собой разумеется, что все, что вам предлагает программа, надо заполнять... Но почему-то иногда на это стоит обращать внимание — пожалуйста, перед тем как расстраиваться, что что-то не работает, месяц не закрывается и т.д. - проверьте — нет ли у вас в оборотках строк с пустым субконто. Являетесь ли вы бухгалтером материального стола, или по учету денежных средств, а тем более, если вы бухгалтер по учету затрат — сформируйте, пожалуйста, оборотно-сальдовую ведомость по счету, который ведете и проверьте, нет ли там пустых строчек, на которых висят непонятные суммы. Возможно, именно в этом заключается ваша проблема.
Красные цифры. Вторая по популярности ошибка. Параллельно тому, когда будете анализировать свои оборотно-сальдовые ведомости на предмет наличия строк с пустой аналитикой, обратите внимание на «цветовую гамму» ваших отчетов. Никаких красных оборотов или сальдо допустить нельзя! Если вы их все же обнаружили, найдите причину, что именно было сделано не так — указали не ту аналитику или пытаетесь списать то, чего на самом деле нет — исправьте эти ошибки и половина бед уйдет вместе с этими отрицательными суммами.
Не проводится документ. Иногда и сама попадаюсь на таких ошибках. Что ж сделать — невнимательность... Если что-то не проводится, программа сама подскажет, в чем же именно проблема — то ли реквизит какой-то забыли заполнить, то ли по бухгалтерскому или налоговому учету списывать нечего. Проверяем — все ли поля, подчеркнутые красными линиями мы заполнили? Все в порядке ? Идем дальше. Теперь смотрим на смысл операции. Что то списываем, продаем ? И это самое что-то не списывается по БУ или НУ? Формируем оборотку и смотрим, есть ли остатки по этому имуществу на нужную дату? Внимательно сверяем склад, счет учета, материально-ответственное лицо и саму карточку номенклатуры. Бывает, вроде бы все так — и все равно не проводится. В таком случаем проверьте не только название номенклатуры, но и код — частенько бывает, что карточки могут быть задвоены и получается, что покупаем одни товары, а продать пытаемся совершенно другие. А бывает и такое, что в оборотке на этот день есть остаток, а списать не можем — проверьте время документов — возможно вы пытаетесь провести реализацию (а также списание и перемещение) провести раньше поступление этого самого товара (материала, основных средств). Программа очень чувствительна ко времени документов. Обратите и вы на него свое внимание.
Не закрываются 25 и 26 счет. Проверьте настройки учетной политики в программе — указан ли там метод распределения косвенных расходов? Если метод есть, и дата его установки соответствует дате закрываемого месяца, а 25 счет все равно не закрывается, проанализируйте подразделения, затраты которых вы хотите закрыть. Дело в том, что счет 25 «Общепроизводственные затраты» подразумевает, что на нем собираются затраты производственных подразделений, то есть тех подразделений, по которым есть затраты на 20 счете. Таким образом, если у вас есть затраты на 25 счете по подразделению 1 и подразделению 2, а на 20 счете имеются затраты только по подразделению 1, то при закрытии месяца автоматически будут распределены затраты с 25 счета на 20 только по подразделению 1. А подразделени 2 так и останется незакрытым, потому что прямых затрат на 20 счете по нему нет. В отличие от 25 счета, 26 счет закрывается без проблем, так как распределяется на все подразделения в зависимости от установленной в учетной политике базы.
Не закрывается 20 или 23 счет. Это счета основной и вспомогательной деятельности. Для них устанавливаются специальные настройки в учетной политике на закладке «Производство». Вам необходимо будет указать, закрывать эти счета по плановой стоимости или выручке. Можно, конечно, выбрать реквизит «По плановой стоимости И выручке» и тут уж вы точно не проиграете. В чем же разница? Если вы оказываете услуги, то отражать вы их можете двумя документами — либо «Актом об оказании производственных услуг», либо документом «Реализация товаров и услуг». Так вот, в первом документе решающее значение имеет наличие реквизита «Плановая стоимость», которая будет являться базой для закрытия 20 счета при установке соответствующих настроек. В противном случае вы отражаете реализацию документом «Релаизация товаров и услуг» и 20 счет будете закрывать в соответствии с выручкой, которая имеется на 90 счете. Особо важное напоминание! На 20 счете имеется аналитика — номенклатурные группы. Такая же аналитика имеется и на 90 счете. Соответственно, эта аналитика при закрытии месяца сопоставляется и служит основанием для закрытия 20 счета. То есть, если у вас по одной из номенклатурных групп нет выручки на 90 счете, то ни о каком закрытии не может быть и речи. Обычно, при закрытии месяца, программа сама выдает ошибки, если не может что-то закрыть. В служебных сообщениях указано подразделение и номенклатурная группа, которые не могут быть закрыты. Нужно обратить внимание, есть ли выручка по указанной номенклатурной группе на 90 счете. Если ее нет, да и закрывать нам надо не на 90 счет, а на самом деле на 20, только на другое подразделение и номенклатурную группу (может быть у вас есть какие-то внутренние услуги), то необходимо оформить отчет производства за смену, в котором и показывается выпуск внутренних услуг. Если выручки нет, а себестоимость по данной номенклатурной группе хочется увидеть на 90 счете, то можно пойти обманным путем — ввести «липовый» документ «Реализация товаров и услуг», в котором показать выручку по нужной номенклатурной группе (хотя бы 0,01 руб.). После этого закрыть 20 счет, но не определять финансовый результат. После этого сделать эту реализацию непроведенной (не правда ж все таки, зачем ее оставлять?) и провести закрытие месяца только с флагом «Определение финансовых результатов», то есть закрыть 90 и 91 счет.
НДС. Это отдельная тема... Настолько большая и обширная, что говорить о ней можно часами , сутками и месяцами... Лучше я напишу об этом в следующей статье, а пока что скажу одно — если изначально учет будет вестись верно, то с регламентными операциями по НДС не будет никаких проблем. Проверяйте виды операций — бывает такое, что в приходном кассовом ордере указали вид операции «Оплата от покупателя», а корреспондирующий счет поставили 91 или 76. А потом удивляемся, откуда берутся эти данные для НДС на авансы... То же самое по отношению к платежным поручениям входящим. Следите за документами «Поступление товаров и услуг» - везде должны быть введены счета-фактуры входящие. На основании каждого документа «Реализация товаров и услуг» также должны быть сфоримрованы счета-фактуры. И самое главное — никаких ручных операций по 60, 62, 76 счетам. НИКАКИХ!!!! Только типовые документы! При необходимости проведения взаимозачета используем корректировки долга, но не операции, введенные вручную. Все это, конечно, настолько поверхностно... Более подробно обязательно расскажу как-нибудь попозже. Это такая интересная тема! Уверяю, вам обязательно понравится!!!
Все вышеперечисленное — это основные предостережения. Конечно, встречается еще много всего интересного, но это совсем другая история. Успехов Вам в покорении удивительного мира программ «1С»!
