«Опоздавшие» документы или как подтверждать расход?

К сожалению, в процессе работы бухгалтеру нередко приходится сталкиваться с ситуациями, когда один не правильно оформленный, или не своевременно дошедший документ ставит под угрозу точность расчета налогов и формирования отчетности. В данной статье речь пойдет о том, как при наименьших организационных и временных потерях справиться с ситуацией, при которой поступление в бухгалтерию какого-либо документа происходит уже после того, как все декларации сданы.

Достаточно часто поступление счетов-фактур происходит уже после завершения квартала, особенно в тех случаях, когда клиенты из других регионов, и при этом пересылка документов осуществляется по почте. И что делать в такой ситуации, когда на дворе уже октябрь, а поступает счет-фактура за август месяц, ведь уже и декларация за III квартал сдана? Изменять декларацию? Или есть возможность зачесть сумму вычета по запоздавшему документу в IV квартале? Попробуем разобраться.

Если обратиться к Налоговому кодексу РФ, то в пункте 1 статьи 171 НК говорится о том, что налогоплательщик вправе уменьшать исчисленный налог на налоговые вычеты, установленные данной статьей. Таким образом, применение вычетов является правом налогоплательщика. А своим правом, каждый волен распоряжаться по-своему. В соответствии с этим, при появлении запоздавших счетов-фактур, налогоплательщик вправе вносить исправления в отчетность, либо использовать данный вычет в следующем отчетном периоде. И те, и другие действия будут правильными.

Однако если обратиться к постановлению Правительства РФ за № 914, утверждающим положение по ведению книги покупок и продаж, то вариантов уже не будет. В частности, пункт 2 данного постановления указывает на то, что учет счетов-фактур осуществляется покупателями по мере их прибытия от поставщиков. Другими словами, поступивший в октябре счет-фактура, в книге покупок также должен быть отражен в октябре, независимо от того, когда производились операции, по которым данный счет-фактура выставлен. Таким образом, правительство не согласно с подачей уточняющих деклараций в связи с опозданием счетов фактур. Поэтому бухгалтеру неплохо было бы завести журнал для учета поступающей корреспонденции и заносить в него информацию о каждом поступившем счете-фактуре, чтобы подстраховаться на случай претензий со стороны налоговых органов. В случае появления таких претензий, данный журнал и книга продаж станут подтверждением правильности «переноса» вычета, и избавят вас от переделывания декларации.

С налогом на прибыль ситуация несколько сложнее. Согласно статье 272 Налогового кодекса, учет расходов для расчета налогооблагаемой базы следует признавать в том налоговом периоде, в котором они производились. Следовательно, если поступление документов, подтверждающих расход, произошло уже после окончания периода и отчетность сдана, то необходимо подавать "уточненку". Но такой вывод не всегда правильный. Если "опоздавшие" расходы поступили в одном налоговом периоде (к примеру, как это было описано выше с НДС: документы на августовский расход поступили в октябре), то их можно свободно учесть в период действительного поступления документов, поскольку, согласно п. 7 ст. 274 Налогового кодекса, в течение года налоговая база по налогу на прибыль исчисляется нарастающим итогом. Вследствие чего, недоучтенные расходы (и соответственно переплаченный налог) одного периода можно учесть и уменьшить базу (и налог) в следующем. Никаких недоимок и пеней при этом не последует.

Но в случае с «опоздавшими» расходами, относящимися к прошедшему году, такой номер уже не пройдет, и потребуется уточненная декларация, поскольку речь уже идет о разных налоговых периодах.

Исходя из постановления Президиума ВАС РФ от 09.09.08 № 4894/08, в данном случае нельзя «доучесть» эти расходы и по ст. 265 Налогового кодекса, как убытки прошлых лет, выявленные в настоящем периоде, поскольку данная статья относится именно к убыткам, а не к обычным расходам. Поэтому налогоплательщик может подать уточненную декларацию за тот период, к которому данный расход относится, либо вовсе не принимать в расчет «опоздавший» расход.

Что же касается расходов по арендным платежам, оплате за услуги связи, юридическим, информационным, консультационным, аудиторским и прочим услугам, то Налоговый кодекс разрешает налогоплательщику самому установить, какая дата будет признаваться датой расхода. В частности, подпункт 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ позволяет учитывать эти расходы по трем датам: либо на день расчетов, определенный договором, либо на последний день периода, либо на день представления налогоплательщику расчетных документов.

Вполне понятно, что во избежание последствий при учете «опоздавших» документов следует выбрать последний вариант, где учет расходов осуществляется на день представления документов. Если документы не поступили, то и расхода никакого нет. Значит, расход будет признан в том месяце, когда документы поступили. Даже если документы поступили уже в следующем году, необходимости в подаче уточненной декларации не возникнет.

А чтобы была возможность подтвердить дату поступления документа, необходимо в журнале учета поступившей корреспонденции регистрировать не только поступление счетов-фактур, но и документов на оплату коммунальных платежей, аренды и остальных услуг.