СтавАналит 

Статьи

• Бухгалтеру, экономисту, финансисту
• Программисту, системному администратору
• Руководителю, менеджеру

1С:Бухгалтерия 8 для поддержки управленческих решений

Данные, накапливаемые в программе 1С:Бухгалтерия 8, с учетом известных ограничений, могут использоваться в ряде случаев для поддержки управленческих решений.

Прежде чем перейти к описанию методики подготовки данных для поддержки управленческих решений, следует рассмотреть суть самих ограничений использования бухгалтерских данных. В данном контексте выделяются два ограничения.

Первое ограничение обусловлено самим назначением бухгалтерского учета – отражать факты хозяйственной деятельности. Данные, накопленные в системе бухгалтерского учета, отражают исторически свершившиеся факты хозяйственной деятельности. Управленческие решения направлены в основном на будущую деятельность. Следовательно, на основании исторических данных бухгалтерского учета, в предположении, что динамика финансовых потоков сохранится в будущем, эти данные используются для формирования будущих прогнозов. На самом деле это не всегда правомерно. Ярким примером является нынешняя экономическая ситуация в стране и в мире. Практически во всех организациях финансовые показатели за первое и второе полугодие имеют различие. И те, кто принимал решения на второе полугодие только на основании бухгалтерских данных за первое полугодие, мягко говоря, могут сегодня находиться в затруднительном положении. Из-за такого ограничения иногда некоторые остряки называют бухгалтерский учет посмертным учетом.

Второе ограничение связано с инерционностью модели бухгалтерского учета, присущего многим математическим моделям. Как известно, с финансовой точки зрения целью коммерческой организации является извлечение прибыли. Этот показатель в конечном итоге является основным, так как по большому счету, все развитие осуществляется за счет прибыли. Так вот бухгалтерская прибыль может существенно отличаться от прибыли управленческой. Этот вопрос уже рассматривался в предыдущих статьях. Коротко напомним. Если организация имеет производственные или товарные остатки на складе на начало отчетного периода и средняя стоимость номенклатуры в остатках отличается от средней стоимости произведенной (приобретенной) продукции (товаров) в текущем периоде, то при расчете себестоимости за текущий период бухгалтерская прибыль будет рассчитываться не по данным текущего периода, а будет учитывать в том числе, и данные остатков продукции (товаров) на начало периода. В этом и проявляется эффект инерционности. За счет резкого роста, например, материалов стоимость готовой продукции может существенно возрасти и привести к убыткам в текущем периоде. Но если на начало месяца на складе было достаточно много готовой продукции по «дешевой» себестоимости за счет более низких издержек прошлого периода, финансовый результат по данным бухгалтерского учета будет сглажен в сторону увеличения прибыли (уменьшения убытков).

Однако если понимать экономическую суть данных ограничений, по данным программы 1С:Бухгалтерия 8 можно рассчитывать данные для поддержки ряда управленческих решений. Рассмотрим несколько вариантов.

Поддержка управленческого решения №1. Анализ финансовых результатов в разрезе номенклатурных групп.

Предполагается, что в программе 1С:Бухгалтерия 8 организован правильный аналитический учет. В этом случае возможно не только определение в целом финансового результата за отчетный период, но и расчет рентабельности по каждой номенклатурной группе.

Пусть получен следующий финансовый результат за отчетный период в разрезе номенклатурных групп (получается вследствие анализа счета 90 после закрытия месяцев в отчетном периоде в программе 1С:Бухгалтерия 8)

1. Номенклатурная группа №1 – прибыль: 10 000 руб.
2. Номенклатурная группа №2 – прибыль: 5 000 руб.
3. Номенклатурная группа №3 – убыток: 4 000 руб.

Как видно из приведенных данных, общая прибыль равна 11 000 руб. (10000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб.). Однако прибыль без учета номенклатурной группы №3: 15 000 руб. Следовательно, дальнейшие продажи продукции (товаров, работ, услуг) по номенклатуре №3 убыточны.

Возможное управленческое решение: ликвидировать бизнес, связанный с номенклатурной группой №3.

В общем случае для анализа финансового результата в разрезе номенклатурных групп может использоваться следующая таблица:

Если же сократить продажи по убыточной номенклатурной группе не представляется целесообразным, следует провести тщательный анализ структуры затрат. Для этой цели необходимо произвести анализ затратных счетов в разрезе статей затрат и выработать возможные меры по исключению необязательных и возможному сокращению обязательных статей затрат.

Поддержка управленческого решения №2. Анализ инвестиционных возможностей.

Под инвестициями понимаются вложение активов, не связанное с переменными и постоянными затратами, непосредственно связанными с текущей деятельностью.

В общем случае оценка производится на основании анализа рентабельности в целом по предприятию с учетом влияния сезонности без выделения номенклатурных групп.

Доходы формируются на основании «устойчивых» оборотов по кредиту счетов 90 и 91.

Расходы анализируются постатейно на счетах 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91.02. Кроме того, необходимо учитывать НДС на счете 90.03.

Приведем пример. Пусть на основании анализа получены данные,приведенные в следующей таблице.

Из приведенной таблицы видно, что средняя рентабельность продаж составляет 16,8%, т.е. на каждый вырученный рубль можно получить 20 копеек маржинальной прибыли без учета сезонности и других факторов, принимаемых случайными.

Возможное управленческое решение: если допустить, что в предстоящий месяц будет получен средний доход в размере 1256 тыс. руб., то с учетом, например, 20% маржинальной прибыли на непредвиденные расходы, на инновационные процессы данная организация может затратить в сумме примерно 168,8 тыс. руб.

Поддержка управленческого решения №3. Платежный баланс и календарь.

Подход, при котором составляется специальный управленческий платежный баланс и календарь. Может применяться при выполнении контрактных обязательств с высокими требованиями платежной дисциплины по контракту, при снижении платежеспособности организации, при выходе организации из кризисных ситуаций.

Так же платежный баланс и календарь могут эффективно применяться и для повседневной деятельности.

В платежный баланс включаются только те статьи, которые будут оплачены (погашена дебиторская задолженность) контрагентами и то, что необходимо оплатить (погасить кредиторскую задолженность). В платежный календарь не включаются активы и пассивы, продажа или изменение которых не предполагается (основные средства, уставной капитал и т.п.).

Вариант платежного баланса на определенную дату представлен в следующей таблице.

Вариант платежного календаря представлен в следующей таблице.

Периодичность уточнения данных платежного календаря приведено в следующей таблице.

Платежный календарь составляется на год с точностью до дня платежа и редактируется ежедневно и по мере возникновения новых регулярных платежей.

Данные из платежного календаря в баланс переносятся:

1. по налогам и платежам свыше контрольных сумм – за 20 дней до наступления даты платежа;
2. по остальным платежам – за три дня до наступления даты платежа.

В заключении следует отметить, что предложенные подходы могут применяться и в других программах 1С, но в них может содержаться собственный инструментарий для подготовки вышеприведенных данных.