Антикризисный арсенал руководителя

Для решения задач управления, возникающих на различных участках реализован следующий инструмент 1С:Бухгалтерия 8 – управление дебиторской задолженностью, оперативные данные о продажах, остатках товаров и др.

Последствия финансово-экономического кризиса заставляют многие предприятия вносить существенные изменения в планы и структуру производства. В одних случаях производство частично останавливают, в других ищут пути минимизации затрат и снижения себестоимости, в некоторых случаях принимают решение пересмотреть ассортимент продукции или выпустить для рынка специальные модификации. Все эти решения требуют взвешенного многофакторного подхода, и на участке производства помощь от использования информационных технологий, как правило, наиболее ощутима.

Фирма "1С" выпустила версию 1.6.11 "1С:Бухгалтерии 8", содержащей новую штатную функцию "Центр антикризисного управления".

В период неспокойной финансовой ситуации у директора любой компании возникает потребность в оперативной управленческой отчетности. Хорошо, если бухгалтер в этот момент окажет существенную помощь руководству и поможет ответить на наиболее насущные вопросы:

  • Кто и сколько должен заплатить?
  • Когда можно ожидать поступления денег?
  • Какова динамика просроченной задолженности?
  • Кто самые крупные должники?
  • Какими свободными денежными средствами располагает компания?
  • Сможет ли компания вовремя провести платежи контрагентам и рассчитаться с налоговыми органами?
  • Какова динамика продаж?
  • Какие товары или направления приносят в текущих условиях наибольший доход?
  • Руководителю в быстроменяющейся рыночной обстановке важно иметь инструмент экспресс-анализа ключевых показателей финансового состояния предприятия и динамики их изменения.
  • Для этого фирма "1С" выпустила специальный набор отчетов - как новую штатную функцию "Центр антикризисного управления" для "1С:Бухгалтерии 8".

Состав комплекта антикризисных отчетов

В комплект антикризисных отчетов "1С:Бухгалтерии 8" (доступен в "Панели функций", закладка "Руководителю") включены следующие формы:

  1. Раздел "Общие показатели"
    • Отчет "Продажи" отражает выручку по предприятию в целом и в разрезе номенклатурных групп. Информация представляется в виде диаграммы, которая сопровождается таблицей с соответствующими числовыми показателями.
    • Отчет "Доходы и расходы" показывает, насколько была эффективной основная деятельность компании в тот или иной отрезок времени.
    • Отчет "Оборотные средства" отражает структуру оборотных средств предприятия на начало и на конец выбранного периода в табличном виде.
  2. Раздел "Денежные средства"
    • Отчет "Остатки денежных средств" - для отслеживания фактаналичия денежных средств на выбранную дату.
    • Отчет "Поступление и расход денежных средств" - диаграмма, которая наглядно представляет соотношение статей поступления денежных средств и статей их расходования по выбранным интервалам времени, например, по дням.
  3. Раздел "Расчеты с покупателями"
    • Отчет "Задолженность покупателей" дает общее представление о суммах и динамике увеличения/уменьшения задолженности: с детализацией по выбранным интервалам времени, без детализации по контрагентам-дебиторам. В отчет включаются только суммы дебиторской задолженности по основным видам деятельности предприятия.
    • Отчет "Изменение задолженности покупателей" в табличной форме показывает картину возникновения и погашения задолженности покупателей за выбранный период с детализацией движений по каждому из покупателей.
    • Отчет "Задолженность покупателей по срокам долга" в табличном виде представляет данные об изменении задолженности (увеличение/погашение долга) покупателей за выбранный период.
    • Отчет "Просроченная задолженность" показывает в табличном виде динамику изменения просроченной задолженности в разрезе контрагентов на текущую дату, дату начала квартала и на начало года, а также ее изменение.
  4. Раздел "Расчеты с поставщиками"
    • Отчет "Задолженность поставщикам" дает общую картину (как в виде диаграммы, так и в виде таблицы) об остатках и динамике задолженности с выбранной периодичностью.
    • Отчет "Изменение задолженности поставщикам" детализирует изменения кредиторской задолженности по каждому поставщику.

Общие возможности комплекта отчетов

Общей для всех отчетов является возможность произвольного выбора периода, а для ряда отчетов - и временной детализации (день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год).

Большая часть отчетов представляет собой наглядные диаграммы, сопровождаемые таблицей с соответствующими числовыми показателями. Расшифровка отдельных показателей отчета не предусмотрена. При необходимости показатели отчетов можно будет детализировать с помощью стандартных бухгалтерских отчетов.

При входе в раздел "Центр антикризисного управления" пользователь сразу видит сводку всех оперативных данных по предприятию, которая включает: данные по остаткам и поступлению денежных средств, продажам, оборотным средствам, задолженностям покупателей, в том числе просроченной. Данные представляются на момент формирования отчета, также отражается динамика изменений (в процентах) с начала месяца.

Антикризисные отчеты

Антикризисные отчеты наиболее полезны и востребованы руководством предприятия, его финансовыми службами в ситуации экономического кризиса. Общим для всех отчетов раздела является возможность произвольного выбора периода, а для целого ряда из них - и временной детализации отчетов (день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год). Выбор параметров зависит от длительности производственного цикла, сезонности осуществляемой деятельности, сроков хранения товаров (продукции), объемов производства (сбыта). Например, ежедневный контроль за выручкой, необходимый предприятиям, занимающимся производством скоропортящихся продуктов питания или торговлей ими, будет нецелесообразным в небольшой строительной фирме.

Большая часть отчетов раздела представляет собой наглядную диаграмму и таблицу к ней, в которой показатели представлены в денежном выражении.

Расшифровка отдельных показателей отчета не предусмотрена. При необходимости показатели отчетов можно будет детализировать с помощью определенного набора стандартных бухгалтерских отчетов.

Можно предложить несколько схем (последовательностей) применения аналитических отчетов в зависимости от причин, побудивших руководителя к ним обратиться. Такими причинами, в частности, могут быть:

  • Недостаток денежных средств на счетах организации для плановых взаиморасчетов, в том числе с бюджетом.
  • Регулярный контроль за спросом на различные виды товаров, продукции, услуг.
  • Контроль доходов предприятия, учредителей.

В условиях экономического кризиса, как правило, чаще встречается первая причина, тогда как две последующие позволяют предвидеть возникновение неблагоприятной ситуации и сгладить влияние негативных внешних факторов на финансовое состояние предприятия. Поэтому не стоит пренебрегать регулярным анализом финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Анализ недостатка денежных средств на счетах организации

Факт отсутствия денежных средств на выбранную дату отслеживается с помощью отчета Остатки денежных средств. Недостаток денежных средств на счетах на момент осуществления плановых платежей может быть обусловлен рядом причин:

  • нарушением плана расходования денежных средств (бюджета предприятия) в прошлом*;
  • непоступлением (несвоевременным поступлением) средств от покупателей за ранее проданные товары (продукцию).
  • Для анализа последней причины необходимо воспользоваться отчетами группы Расчеты с покупателями. Отчет Задолженность покупателей дает общее представление о суммах и динамике задолженности с детализацией по выбранным интервалам времени без детализации по контрагентам-дебиторам.
  • В отчет включаются только суммы дебиторской задолженности по основным видам деятельности предприятия (см. рис. 1).
  • Отчет Изменение задолженности покупателей показывает картину возникновения и погашения задолженности покупателей за выбранный период с детализацией изменений по каждому из покупателей.

Рис. 1

Но эта информация дает только общее представление о дебиторской задолженности и не показывает потенциальные риски во взаимоотношениях с каждым отдельным контрагентом. О степени благонадежности должника свидетельствует не только и не столько сумма задолженности, сколько промежутки между датами ее возникновения и погашения, а также выполнение условий договора по срокам оплаты. Поэтому не стоит пренебрегать информацией, содержащейся в таблицах Задолженность покупателей по срокам долга и Просроченная задолженность покупателей (см. рис. 2).

Рис. 2

Сопоставление результатов данных этих таблиц показывает, кто из покупателей затягивает погашение долга, в том числе и в нарушение условий договора. Программа учитывает сроки взаиморасчетов по договорам двумя способами. Если предусмотрена единая политика для взаиморасчетов со всеми покупателями и со всеми поставщиками, достаточно указать в настройках параметров учета сроки оплаты дебиторской и кредиторской задолженностей соответственно. Доступ к этому разделу настроек предусмотрен по гиперссылке в диалоге настройки отчета Просроченная задолженность покупателей (см. рис. 3).

Рис. 3

Такая "общая" настройка сроков оплаты не мешает, однако, учитывать и особые условия расчетов с отдельными контрагентами и по отдельным договорам. В справочнике Договоры для этого необходимо установить флажок Установлен срок оплаты по договору и указать длительность периода в днях.

Исходя из специально настроенных общих сроков по предприятию и индивидуальных по договорам производится отображение информации в отчете Просроченная задолженность покупателей.

Просрочка оплаты дебиторской задолженности может привести к несвоевременному погашению задолженности перед поставщиками. Для планирования оплат поставщикам в зависимости от имеющихся у предприятия финансовых возможностей предназначены отчеты группы Расчеты с поставщиками. Так, отчет Задолженность поставщикам дает общую картину остатков и динамики задолженности с выбранной периодичностью (информация этого отчета может быть представлена как в виде диаграммы, так и в виде таблицы). Данные по кредиторской задолженности детализирует отчет Изменение задолженности поставщикам. В отчете отображается изменение (увеличение/уменьшение) задолженности по каждому поставщику (см. рис. 4).

Рис. 4

Причем отбор осуществляется только по основным поставщикам, прочие поставщики и кредиторы при формировании данных отчета не учитываются.

Анализ общих показателей

Кризис неплатежей может быть обусловлен как внешними (не зависящими от предприятия), так и внутренними факторами, к числу которых можно отнести конкурентоспособность выпускаемой продукции (оказываемых услуг, реализуемого товара).

Повышение качества и снижение цены, способные повысить конкурентные преимущества предприятия на рынке, ограничиваются такими факторами как себестоимость и доходность каждого вида деятельности и предприятия в целом.

Таким образом, недостаток денежных средств может быть обусловлен, в том числе:

  • неоптимальной ценой товара (продукции, работ, услуг);
  • высокой себестоимостью вида деятельности;
  • неэффективным использованием оборотных активов предприятия.

В любом случае, даже если анализ движения денежных средств и задолженности показал, что состояние предприятия еще не столь плачевно, как могло показаться на первый взгляд, в условиях нестабильной экономической ситуации в стране особенно необходимой становится оптимизация деятельности самого предприятия. Выбрать пути такой оптимизации помогут данные отчетов группы Общие показатели.

Отчет Продажи может быть сформирован в двух вариантах:

  • общая выручка по предприятию, включающая НДС;
  • общая выручка по предприятию без НДС (см. рис. 5).

Рис. 5

Эти настройки определяются флажком Сумма продаж включает НДС.

Прочие настройки определяются пользователем самостоятельно при использовании инструмента, предусмотренного для каждого из отчетов Центра антикризисного управления. Но для вдумчивого руководителя один единственный показатель - высокая выручка - еще не свидетельствует о финансовой устойчивости предприятия, высокой доходности его деятельности. Дополнительную информацию о степени финансовой устойчивости предприятия руководитель может получить, анализируя данные отчета Доходы и расходы, который представляет собой комбинацию диаграммы "Прибыль/Убыток" и графика "Доходы/Расходы" с выбранными периодами детализации и показывает, насколько в тот или иной отрезок времени основная деятельность была эффективной.

Наиболее информативным является отчет Оборотные средства, отражающий структуру оборотных средств предприятия на начало и на конец выбранного периода (показатели отдельных видов оборотных средств представлены в отчете в абсолютном суммовом выражении и в процентах к общей величине оборотных средств).

Существенная доля дебиторской задолженности в составе оборотных средств может свидетельствовать о высокой степени зависимости финансового состояния предприятия от платежеспособности покупателей.

Показателями слабой взаимосвязи служб снабжения и сбыта будут являться существенный удельный вес товарных запасов в структуре оборотных средств (как на начало, так и на конец периода) в совокупности с низкими показателями динамики отдельных номенклатурных позиций.