Автоматизация системы бюджетирования посредствам программных продуктов фирмы 1С

В настоящее время концепция бюджетирования не теряет своей актуальности. Условия финансового и экономического кризиса заставляют управленческий персонал искать новые пути управления финансами.

Нередко в практике хозяйствования наличие зачатков планирования (производственных планов, сметного планирования) преподносится как система бюджетирования, что, конечно, не верно. Финансовое планирование в небольших компаниях обычно сводится к составлению сметы доходов и расходов.

Бюджетирование это, прежде всего, способ внутрифирменного управления, который имеет свои функции: постановка целей, планирование, контроль выполнения утвержденных планов, анализ результатов, и как следствие, принятие управленческих решений.

Всем ли компаниям необходимо бюджетирование? Существует, по крайней мере, два момента, когда внедрение этой системы не принесет положительного результата. Во-первых, когда фирма имеет очень узкий перечень номенклатурных позиций производства и (или) продажи, при этом коллектив сотрудников и обороты невелики. Во-вторых, когда в компании действует жесткая централизация управления, то есть управленческие решения принимаются единолично руководителем, собственником, что может быть обусловлено стилем управления или условиями функционирования бизнеса.

Когда приходит время заняться бюджетированием?

  • В условиях меняющейся внешней среды, проявляющейся в снижении доходности потребителей, изменении их предпочтений.
  • В условиях конкурентной среды.
  • При развитии бизнеса, когда денежные потоки становятся не управляемыми, а финансовый результат – непредсказуемым.
  • При наличии территориально разрозненных структурных подразделений (филиалы, торговая сеть)

    • Грамотно налаженная система бюджетирования дает руководителю возможность оценить и то, как идут дела в различных подразделениях компании, и то, как складывается ситуация в целом. Она позволяет эффективно управлять не просто отдельными бизнесами, а сочетанием различных видов деятельности.

    Бюджетирование необходимо и тогда, когда компания привлекает внешние инвестиции. Ведь инвесторам важно иметь достоверную информацию о развитии бизнеса. А ее можно почерпнуть только из детально прописанных бюджетов.

    Принятие решения о внедрении бюджетирования зависит и от долгосрочных планов компании. Если она намерена последовательно расти, то реализация этой программы предполагает прохождение ряда этапов. Бюджеты позволяют спрогнозировать, как будет складываться ситуация на том или ином этапе. В отличие от бизнес-планирования, которое дает принципиальный ответ на вопрос о перспективности нового проекта, бюджетирование помогает оценить, как, где и когда следует использовать имеющиеся ресурсы, чтобы обеспечить повышение общей эффективности компании.

    Бюджетирование - это не только инструмент планирования. Это еще и инструмент, позволяющий оценить, насколько успешно реализуются отдельные проекты и развиваются дела всей компании. Достаточно сопоставить плановые и фактические показатели бизнеса - и картина как на ладони.

    Очень важно наладить систему оперативного получения всей необходимой информации. Иначе принимать меры для исправления ситуации будет поздно. Поэтому предприятию, всерьез взявшемуся за внедрение бюджетирования, придется поработать и над совершенствованием учета всех хозяйственных операций, которые оно совершает.

    Фирмой 1С разработано несколько программных продуктов, в которых реализована система бюджетирования. Остановимся на двух из них: «1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием» (1С:УПП 8) и «1С:Консолидация 8».

    Программный продукт 1С:УПП 8 является комплексным продуктом, сочетающим в себе несколько подсистем: бухгалтерский и налоговый учет, управление производством, затратами, персоналом, запасами и бюджетирование.

    Подсистема «Бюджетирование», входящая в состав программного решения 1С:УПП 8, является достаточно мощным инструментом для финансового планирования, анализа и бюджетного управления на предприятии. В частности, эта подсистема позволяет:

    1. Составлять бюджеты различных типов на основе универсальной или индивидуальной бюджетной модели.
    2. Формировать бюджеты с учетом различных вариантов будущего финансового состояния предприятия, например, одновременно использовать оптимистический, пессимистический и реалистичный планы.
    3. Применять общепринятые методики формирования бюджетных данных.
    4. Контролировать соответствие плановых и фактических показателей установленным целевым значениям.
    5. Проводить многомерный анализ исполнения бюджетов по статьям, центрам финансовой ответственности и другим аналитическим изменениям.
    6. Сравнивать между собой фактические данные нескольких периодов, анализируя тем самым динамику изменения финансового состояния предприятия.
    7. Формировать управленческий баланс предприятия.
    8. Анализировать плановые или фактические данные за любой период на основе групп финансовых показателей по следующим направлениям: ликвидность и платежеспособность, оборачиваемость активов и пассивов, доходность и рентабельность финансово-хозяйственной деятельности, эффективность использования капитала.
    9. Выполнять расчеты показателей произвольного вида на основе плановых или фактических данных.

    В подсистеме «Бюджетирование» есть средства и для планирования, и для отражения фактических данных по бюджетам, и для проведения план-фактного анализа и получения необходимой отчетности о финансовом состоянии предприятия. Таким образом, можно говорить о том, что данная подсистема является программным инструментом, который удовлетворяет всем требованиям финансовой службы предприятия. С другой стороны возможности подсистемы позволяют установить тесные связи подсистемы «Бюджетирование» с другими подсистемами 1С:УПП 8 для получения комплексного решения, с которым могут работать все подразделения предприятия. Данные связи заключаются, в первую очередь, в том, что другие подсистемы могут поставлять в подсистему «Бюджетирование» значения фактических данных для проведения анализа исполнения бюджетов. Кроме того, возможна и обратная ситуация: данные других подсистем могут использоваться при составлении планов в подсистеме «Бюджетирование». В частности достаточно распространенный метод «от достигнутого» заключается в том, что бюджеты на текущий период составляются на основе данных об исполнении бюджетов прошлых периодов. В этом случае фактические данные за прошлые периоды можно получить из тех подсистем программного решения 1С:УПП 8, где эти данные непосредственно находятся.

    Использование 1С:УПП 8 предполагает ведение всех видов учета в одной программе (управленческого, финансового, бухгалтерского и налогового), т.е. переход со старых программных продуктов автоматизации учета на 1С:УПП 8.

    Другим программным продуктом, реализующим в себе возможность бюджетирования, является 1С:Консолидация 8. Этот продукт является обособленным от программ по ведению бухгалтерского учета и предназначен лишь для отражения данных отчетности и бюджетирования собранных из других программ.

    Бюджетное управление компанией позволяет формулировать в измеримых ключевых показателях бизнес-цели, в соответствии с ними планировать деятельность, в ходе выполнения планов контролировать ресурсы и анализировать достигнутые результаты. В целом бюджетное управление позволяет снизить системные риски при развитии компании и ухудшении конъюнктуры за счет нормирования ресурсов и повышения уровня финансового контроля в компании.

    1. Прикладное решение обладает эффективными средствами импорта информации из различных систем учета и управления (в т.ч. в формате MS Excel), что позволяет снизить трудоемкость ввода и повысить доверие фактическим данным.
    2. Реализованные способы удаленного доступа, такие как веб-интерфейс, распределенные информационные базы, позволяют организовать территориально распределенную обработку данных. Это существенно снижает трудоемкость ввода исходных данных и способствует повышению качества отчетности.
    3. Бесшовная интеграция с прикладными решениями на платформе 1С (включая расшифровку до документов систем управления и учета на платформах 1С Предприятие 7.7 и 8) позволяет объединить различные информационные системы в единое информационное пространство и снизить нагрузку на службу IT.
    4. Конечный бизнес-пользователь имеет возможность самостоятельно определять перечень необходимых классификаторов, аналитик, показателей, разрабатывать бюджетные модели и комплекты отчетности различного назначения.
    5. Поддерживаются обе парадигмы планирования - "многомерные таблицы" и "планирование от хозяйственной операции".
    6. В ходе планирования пользователь имеет возможность прогнозировать динамику показателей, используя различные варианты расчета, консолидации и распределения показателей, а также функции "скользящего планирования" и "планирования от достигнутого", быстро формировать необходимые бюджеты. При этом можно комбинировать методологии планирования "снизу-вверх" и "сверху-вниз" и использовать механизм автоматического исключения внутригрупповых оборотов.
    7. Поддержка мультивалютности и мультиязычности обеспечивает необходимую форму представление бюджетов и корпоративной отчетности.
    8. Развитые функции по управлению организационно-финансовой структурой группы обеспечивают удобное формирование иерархии различных (в том числе и пересекающихся) периметров консолидации, что позволяет обслуживать произвольные принципы группировки бизнес-единиц (включая отраслевые и географические варианты сегментации, а также произвольные принципы выделения центров финансовой ответственности).
    9. Инструменты управления процессами позволяют регламентировать бюджетный процесс, распределять ответственность и организовать эффективное взаимодействие между его участниками.
    10. Имеется возможность из "1С: Консолидация 8" автоматически установить лимиты по статьям движения денежных средств в "1С:Управление производственным предприятием 8". Это позволяет обеспечить контроль операций по расходным статьям бюджетов, созданным в решении "1С Консолидация 8", при согласовании заявок подсистемы управления денежными средствами в "1С:Управление производственным предприятием 8".
    11. Подсистема бизнес-анализа позволяет получать нужную информацию в нужное время (в т.ч. и автоматически по электронной почте практически онлайн ) в удобной для анализа форме независимо от источников исходных данных и используемых в компании систем управления и учета.
    12. Функции анализа включают возможность проведения "Что если?", план-фактного, АВС, факторного анализов, а также интеллектуального анализа данных, позволяющего выявить неочевидные закономерности в массивах информации.

    Комплекс рассмотренных инструментов позволяет в единой среде анализировать, моделировать, осуществлять мониторинг ключевых показателей и планировать развитие территориально-распределенного бизнеса.

    Рассмотренная выше функциональность позволяет использовать "1С:Консолидацию 8" для автоматизации бюджетного управления, а также полного цикла подготовки управленческой, бухгалтерской, международной отчетности, используя данные существующих на предприятии программ автоматизации учета без перехода на новые программные продукты.