Какое внедрение программы 1С:Бухгалтерия 8 считать «правильным»?

Как известно, программы на платформе 1С сегодня занимают одно из лидирующих положений на рынке автоматизации учета и управления средних и малых предприятий. Подавляющее большинство предприятий приобретает коробку с программами 1С, устанавливает на своих компьютерах и начинает ведение учета в программе. Одним из наиболее часто приобретаемых программных продуктов является конфигурация 1С:Бухгалтерия 8. Какие же признаки присущи правильному внедрению программного продукта?

С самого начала следует оговориться, что программа 1С:Бухгалтерия 8 предназначена для ведения так называемого регламентированного учета (бухгалтерского и налогового), причем для ведения учета нет необходимости всяческих доработок программы. Сразу после установки программы бухгалтер может вести бухгалтерский и налоговый учет, причем как в целях исчисления налога на прибыль, так и для ведения учета доходов и расходов при использовании специальных режимов налогообложения (УСН, ЕНВД и т.п.).

Правильное ведение учета в программе предполагает ввод данных по всем участкам учета. Представляется сомнительным так называемое «лоскутное внедрение», когда вначале автоматизации подлежат отдельные участки учета (например, только касса, основные средства, а автоматизация остальных участков предполагается позже). Дело в том, что бухгалтерский учет использует принцип двойной записи, при котором впоследствии переход от лоскутного ведения к полному представляет намного большие сложности, чем сразу ведение учета по всем разделам.

С началом ведения учета в программе необходимо сразу держать на контроле ведение учета по следующим разделам:

  • расчет себестоимости;
  • НДС (для организаций – плательщиков НДС);
  • налоговый учет и ПБУ 18 (для организаций – плательщиков налога на прибыль);
  • доходы и расходы УСН (для организаций, применяющих данный налоговый режим).

Если в программе одновременное ведение учета по вышеупомянутым разделам не производится – это первый признак неправильного использования программного продукта.

Практика показывает, что порой пользователи 1С:Бухгалтерии 8 хотят так же использовать программу для ведения управленческого учета. Надо помнить, что управленческий учет принципиально отличается от регламентированного и решает порой взаимоисключающие задачи. Начать можно с того, что основанием для регистрации учетных операций в регламентированном учете являются первичные документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством. Первичным же документом управленческого учета, кроме используемых в регламентированном учете, может быть служебная записка, телефонограмма, справка-расчет, телефонный звонок, электронное письмо, смс и т.п. Поэтому в управленческом учете данные, порой прогнозные, а не фактические, отражаются в режиме реального времени (что позволяет использовать его для принятия управленческих решений). В регламентированном учете же данные отражаются исключительно фактические, внесенные на основании правильно оформленных первичных документов. Данные регламентированного учета более точные и правильные, но, как правило, устаревшие на некоторый срок (2-6 недель) и, следовательно, ограниченно используемые для принятия решений.

Так вот программа 1С:Бухгалтерия 8 изначально для ведения управленческого учета не предназначена. Все участки управленческого учета должны дорабатываться дополнительно. А в связи с доработкой программы возникает проблемы последующего обновления типовой конфигурации. Обновления все зарегистрированные пользователи получают бесплатно. Если доработок не производилось, то обновления производятся в автоматическом режиме и много времени не занимают. Если же программа была доработана силами программистов, то следует придерживаться достаточно жестких правил, чтобы доработка позволяла обновлять программу в дальнейшем. Таким образом, возможность обновления типовой конфигурации является неотъемлемым признаком правильного ее внедрения.

Следующим важным моментом является правильная организация аналитического учета затрат. Практика показывает, что регламентированный учет движения денежных средств, основных средств, взаиморасчетов с контрагентами и т.п. в большинстве организаций схож и особых проблем не вызывает. Уникальность каждой организации заключается в организации аналитического учета затрат. Внешним признаком правильной организации учета затрат является автоматическое закрытие всех затратных и результативных счетов документом «Закрытие месяца». Если при закрытии месяца бухгалтеру приходится делать дополнительные проводки, быстрее всего аналитически й учет поставлен не правильно и о достоверности данных говорить не приходится.

Важным вопросом для бухгалтера является формирование регламентированной отчетности. Следует заметить, что формирование большинства форм регламентированной отчетности в 1С:Бухгалтерии 8 производится автоматически. И если после автоматического заполнения форм регламентированной отчетности бухгалтеру приходится подправлять данные, то это свидетельствует о неправильной организации соответствующего раздела учета, а так же о не достоверности данных, находящихся в программе. На наш взгляд, правильным является подключение журнала регистрации действий пользователя и разграничение прав доступа путем присвоения каждому пользователю логина и пароля. Если учет ведет один бухгалтер, то проблем, как правило, не возникает. Если же пользователей два и больше, то на практике часто возникают ситуации, когда первичные документы приходят в бухгалтерию с большим опозданием, в программу вносятся задним числом, что может приводить к изменению данных уже после формирования и сдачи регламентированной отчетности. В таких случаях определению по журналу регистрации действий «автора изменений» позволит задать ему вопрос: что ты имел ввиду, когда делал это движение и впоследствии корректно исправить данные.

В заключение следует заметить, что современные технологии позволяют еще шире взглянуть на процесс автоматизации учета и управления. На сегодняшний день широкое распространение получили распределенные территориально удаленные базы программ 1С. Обмен данными осуществляется либо посредством Интеренет, либо по выделенным Интеренет-каналам осуществляется одновременная работа с территориально удаленных друг от друга мест. Развитие мобильных технологий на Ставрополье позволит совсем по иному взглянуть на проблемы автоматизации учета на базе программ 1С и тогда возникнут новые дополнительные признаки «правильного» внедрения программ.