Новое в учете командировочных расходов и их отражение в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Новое в учете командировочных расходов и их отражение в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом».

Практически каждая организация в своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью направления работников в служебные командировки. Для работодателя командирование работника связано с выполнением целого ряда действий. Во-первых, факт направления в служебную командировку должен быть соответствующим образом оформлен документально. Во-вторых, работодатель обязан сохранить за работником средний заработок на период нахождения в командировке и возместить работнику расходы. В-третьих, расходы на командировки необходимо учесть для целей налогообложения.

Начиная с 25 октября 2008 года, оформлять командировку следует в соответствии с правилами, установленными Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В чем заключаются нововведения, и на что следует обратить внимание?

Необходимым документом при направлении работника в командировку, помимо командировочного удостоверения, является служебное задание (форма № Т-10а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с указанием цели командировки, утверждаемое руководителем организации. К оформлению служебного задания не следует относиться формально, ведь именно данный документ будет подтверждать экономическую обоснованность расходов на командировку.

Ранее оформление служебного документа не являлось обязательным, но предусматривалась возможность оформления командировки работника приказом руководителя.

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполненной за период командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию.

Составление служебного задания и отчета о его выполнении не является обязательным требованием Инструкции о командировках, но его наличие будет полезно для подтверждения производственного характера командировки для возможности принятия расходов на командировку в целях налогообложения прибыли.

Кроме того, рассматриваемым Положением не предусмотрено оформление журналов регистрации лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки. Вместе с тем, пунктом 8 Положения определено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, должны быть определены Минздравсоцразвития России.

В соответствии с пунктом 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Обычно расходы на командировку формируются за счет трех основных категорий расходов: суточные; расходы на проезд; расходы на проживание.

Следует напомнить, что с 1 января 2009 года снимаются ограничения с размера суточных, учитываемых в целях налогообложения как при применении общей, так и упрошенной систем налогообложения (подл. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 158-ФЗ, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Н К РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 155-ФЗ). Таким образом, размер суточных, выплачиваемых при командировках как по территории РФ, так и за ее пределами, подлежит установлению в соответствии с актами по организации.

В соответствии с пунктом 12 рассматриваемого Положения расходы по проезду "включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта...'). Причем слова «кроме такси», существовавшие ранее в Инструкции № 62 в новом Положении исключены. Таким образом, поставлена «точка» в спорах налоговых органов и налогоплательщиков в части возможности учета в составе затрат этих расходов. Порядок их учета расходов на проживание не изменился.

В соответствии с пунктом 26 Положения работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить:

  • авансовый отчет об израсходованных средствах:
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Именно служебное задание и данный отчет будут свидетельствовать об обоснованности понесенных расходов. Можно предположить, что в случае, если задачи, поставленные в служебном задании, не будут решены, при проведении проверки возможна ситуация, когда налоговые органы расценят понесенные расходы как затраты, не приведшие к положительному результату, вследствие чего не признают их обоснованными.

Таким образом, новым Положением, с одной стороны, ужесточены требования к оформлению документов, подтверждающих экономическую целесообразность понесенных расходов, а с другой — расширен перечень возмещаемых командированному работнику расходов и сняты ограничения при учете ряда затрат в целях налогообложения.

По умолчанию для начисления оплаты за время нахождения в командировке используется предопределенный вид расчета "Оплата по среднему заработку" (указывается в поле "Вид расчета" формы документа). В то же время в плане видов расчета "Основные начисления организаций" может быть описан пользовательский вид расчета для выполнения начисления.

Данные для расчета среднего заработка указываются в табличной части документа на закладке "Расчет среднего заработка" с обобщением по видам заработка.

Для расчета результата начисления вычисляется среднедневной, а для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени - среднечасовой заработок, который умножается на количество рабочих дней (часов) по графику работника, приходящихся на период командировки. Результаты расчета оплаты за время командировки помещаются на закладку "Начисления" документа.

В случае если по состоянию на конец месяца командировка работника еще не закончилась, но ему требуется начислить оплату за время командировки, то в качестве периода оплаты в документе "Оплата по среднему заработку" следует установить период с даты начала командировки по дату конца месяца и рассчитать документ. В следующем месяце начисляется оплата за вторую часть периода командировки - с начала месяца по день возвращения из командировки. Вторая часть периода нахождения в командировке должна быть оплачена, исходя из того же размера среднего заработка, что и первая часть. Для этого необходимо скопировать зарегистрированный в прошлом месяце документ "Оплата по среднему заработку", указать соответствующий период оплаты и рассчитать только начисления, без пересчета среднего заработка, т. е. следует воспользоваться пунктом "Рассчитать начисления" подменю кнопки "Рассчитать".

Расчеты по возмещению командировочных расходов с работниками, направляемыми в служебную командировку, не регистрируются в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", так как не относятся к расчетам по оплате труда.

Вместе с тем, неизрасходованные и своевременно не возвращенные авансы, выданные в с связи со служебной командировкой, могут удерживаться из заработной платы работника. Удержание оформляется в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" с помощью документа "Регистрация разовых удержаний работников организаций" . Соответствующий вид удержания должен быть описан в плане видов расчета "Удержания организаций" со способом расчета "Фиксированной суммой".

Для целей исчисления НДФЛ в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" сверхнормативные суточные, не подтвержденные документально транспортные расходы и расходы по найму жилого помещения, а также прочие расходы, прямо не поименованные в НК РФ, возмещаемые в связи с направлением в служебную командировку, должны быть начислены работнику в виде дохода в неденежной форме. Начисление производится документом "Регистрация разовых начислений работникам организаций". Виды расчета, с помощью которых начисляется доход, должны быть описаны в плане видов расчета "Основные начисления организаций" или "Дополнительные начисления организаций" с установленным флажком "Является доходом в натуральной форме".