О переносе начальных остатков в типовые конфигурации 1С

С 1 января 2009 года ряд организаций начал работу в новых конфигурациях 1С. Для нормальной работы в программе необходимо занести начальные остатки. Общие соображения по переносу начальных остатков приведены в данной статье. И хотя речь идет о переносе остатков в новые конфигурации 1С, материал в большей части может быть применим при анализе перехода на любой новый программный продукт.

Если организация до 1 января 2009 года вела учет вручную без использования программных продуктов, проблем переноса начальных остатков у них нет – их просто не существует в электронном виде и вводить их придется вручную штатными методами программного продукта. Однако если организация вела отдельные разделы учета или весь учет с использованием какого-либо программного продукта, то у нее неизбежно возникает дилемма: переносить остатки программно при помощи специальных обработок или заносить в новую конфигурацию 1С вручную. О подходах к решению этой дилеммы речь и пойдет ниже.

Сначала необходимо остановиться на общих соображениях по переносу начальных остатков. При решении большинства класса задач, в том числе и переноса начальных остатков, существует треугольник: время, деньги и результат. В большинстве случаев необходимо ответить на вопрос: в какие сроки, за счет каких источников и величины финансирования может быть достигнут требуемый результат. С результатом все понятно – это по сути введенные в новую конфигурацию правильные начальные остатки. Осталось разобраться в двух других составляющих: сроках и деньгах. Если количество начальных остатков невелико, то вопрос решается сам собой - сотрудники бухгалтерии вручную вводят остатки в новую конфигурацию. Сделано это будет в приемлемые сроки в рамках функциональных обязанностей бухгалтеров (т.е. за их зарплату). А вот когда количество записей по вводу начальных остатков велико, тогда и возникает вопрос автоматизации процесса переноса начальных остатков. Но при этом условия треугольника (сроки, деньги, результат) остаются в силе. Результат не меняется, надо вводить полностью имеющиеся начальные остатки. А вот что касается других компонентов (сроков и денег), тут необходимо тщательно проанализировать подходы к решению данной задачи. Первым способом является ввод начальных остатков вручную. В лучшем случае сил сотрудников бухгалтерии должно хватить для своевременного ввода начальных остатков. Вопрос финансирования может возникнуть только при премировании работников за проделанную работу. При больших объемах начальных остатков силами бухгалтерии можно не успеть справиться с данной задачей. В этом случае ускорения работы можно добиться за счет распараллеливания работ, т.е. за счет привлечения как сотрудников собственной организации (аналогично выше упомянутому, может возникнуть вопрос премирования), так и за счет формирования временной команды из внешних сотрудников, в том числе и из сопровождающей фирмы – франчайзи 1С (необходимо обеспечить финансирование работ). Однако и распараллеливание работ может не привести к желаемому результату – своевременному вводу начальных остатков. В таком случае без автоматизации процесса переноса начальных остатков не обойтись, вопрос стоит лишь в своевременной организации и финансировании работ по разработке обработок для автоматизированного переноса начальных остатков из старой программы в новую конфигурацию 1С.

Можно пойти и другим путем и сразу организовать работу по разработке обработок для переноса начальных остатков. Как правило, такая работа потребует дополнительного финансирования (обойтись возможно только в случае, если не привлекаются внешние специалисты, а программированием занимаются штатные сотрудники организации, как бы в рамках своих функциональных обязанностей). Однако следует иметь в виду, что в любом случае после переноса начальных остатков потребуется работа по проверке правильности их значений в новой конфигурации. Объем такой работы может даже быть соизмерим с вводом остатков вручную.

Опыт показывает, что если остатки по какому-либо разделу учета не превышают 100 -200 записей, то их целесообразней внести вручную (по крайней мере быстрее, чем разработать обработку, перенести остатки и выверить результат переноса). Хотя 100 – 200 записей - это весьма условный критерий, способ внесения начальных остатков (вручную или переносом) необходимо выбирать исходя из условий в каждом конкретном случае.

Следует отметить, что перенос отдельных видов начальных остатков может вызвать вообще интересные вопросы. Так, например, недавно при переходе организации со старой программы по расчету заработной платы на новую программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8 пришлось столкнуться с утверждением сопровождающей фирмы о невозможности вести нормальный учет в программе без переноса начислений за предыдущие периоды (они нужны для видов расчета, исчисляемых с использованием величины среднего заработка). За эту работу сопровождающая фирма предложила заплатить ей несколько десятков тысяч рублей. Казалось бы, есть логика. Расчетчику будет удобно рассчитывать отпускные, больничные листы и т.п. Но давайте рассмотрим этот вопрос с другой стороны.

Пусть в организации числится 200 человек (цифра взята не случайно. По имеющемуся опыту, именно такое предельное количество сотрудников, должно быть у одного расчетчика заработной платы, по крайней мере, ведущего учет в программах 1С). Предположим, что для каждого работника два раза в год необходимо рассчитать больничный лист и один раз отпуск. Получается 600 цифр (200 сотрудников х (2 больничных листа + 1 отпуск)). Пусть мы ошиблись и работа реально увеличилась в два раза, то есть надо повторить расчет 1200 раз. Далее, в среднем в месяце 22 рабочих дня, т.е. в году примерно (22 рабочих дня х 12 месяцев) 264 рабочих дня. Следовательно, расчетчик заработной платы должен вручную в рабочий день рассчитать 4,5 цифры (1200 всего расчетов : 264 рабочих дня) и это верхний предел. Возникает вопрос, стоит ли несколько десятков тысяч рублей 4,5 цифры, расчитанные с некоторыми усилиями по данным старой программы расчетчиком заработной платы в течение рабочего дня для видов расчета, исчисляемых исходя из среднего заработка? А если сюда еще добавить затраты труда по проверке правильности переноса всех начислений за предыдущий период, которые должен сделать расчетчик заработной платы после переноса данных или проверку правильности расчета программой результатов на основании перенесенных данных, то в целом процедура переноса начислений за предыдущий период может оказаться вообще нецелесообразной с экономической точки зрения. Неудобства, вызванные отсутствием данных за предыдущие периоды являются временными только в течение первого года ведения учета в новой программе.

Далее следует остановиться на анализе особенностей переноса начальных остатков отдельных, наиболее проблемных на практике с точки зрения переноса, разделов учета. Сразу следует заметить, что речь идет о случаях, когда принято решение об автоматизации (хотя бы и частичной) переноса начальных остатков. Для примера анализирует перенос в программу 1С:Бухгалтерия 8. Учет основных средств.

Начальные остатки по основным средствам могут быть получены уже в начале января после начисления амортизации за декабрь месяц в старой программе. Данные необходимо отразить для бухгалтерского и налогового учета. Если налоговый учет в старой программе не велся, то целесообразно использовать комбинированный способ: бухгалтерские данные перенести из старой программы автоматизированным способом, данные по налоговому учету и недостающие данные ввести вручную. После проведения документа по вводу начальных остатков по основным средствам автоматически сформируются записи по временным разницам в соответствии с ПБУ 18/02. При переходе из программ 1С версии 7.7 на программу 1С:Бухгалтерия 8 для типовых конфигураций существуют штатные обработки по переносу начальных остатков по основным средствам. При ведении учета в старой программе не на платформе 1С потребуется написание специальных обработок по переносу начальных остатков. Автоматический перенос основных средств предпочтителен при их большом количестве. При незначительном количестве целесообразнее ввод начальных остатков осуществить вручную.

Учет материально – производственных запасов.

Остатки на начало года по материально – производственным запасам (МПЗ), особенно по материалам, формируются, как правило, через несколько недель после начала года (задержка может быть вплоть до конца марта – сдачи регламентированной отчетности за предыдущий год). Если организацией принимается решение об автоматическом переносе начальных остатков из старой программы в новую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8, то возникает проблема, связанная со следующим.

С 1 января организация ведет учет материалов в новой программе. Но остатков у нее нет в начале года даже теоретически, они сформируются позже после получения и ввода в старую программу бухгалтерией всех первичных документов. В справочниках по учету материально-производственных запасов (номенклатура, материалы, товары, готовая продукция и т.п.) содержатся элементы, по которым на конец года в учете будут нулевые остатки после ввода всех первичных документов. Но пока введены не все первичные документы, точной такой информации нет. Кроме того, впоследствии начальные остатки по МПЗ должны быть увязаны с текущими операциями с этими же МПЗ, т.е. на начало ведения учета в новой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 справочник по учету МПЗ (справочник «Номенклатура») уже должен содержать элементы, по которым есть как текущие операции, так и остатки на начало года.

На практике это противоречие можно решить следующим способом. С началом ведения учета при решении впоследствии автоматического переноса начальных остатков по МПЗ первоначально необходимо перенести полностью только элементы справочников (если начальные остатки будут вводиться вручную, то и по текущим операциям ввод новых элементов МПЗ в справочнике будет осуществляться вручную). В этом случае в справочниках по учету МПЗ появятся не только те элементы по которым на начало года нулевые остатки, но и те, которые никогда впоследствии не будут использоваться в учете. Однако все текущие операции с МПЗ впоследствии будут легко увязаны с начальными остатками. После переноса начальных остатков из старой программы можно автоматически пометить все элементы справочников по учету МПЗ на удаление. В процессе процедуры удаления реально из программы будут удалены только неиспользуемые элементы справочников. Для всех тех элементов, которые останутся после процедуры удаления, можно автоматически снять пометку удаления. Перед переносе начальных остатков МПЗ особое внимание необходимо уделить их правильному отражению в старой базе. Как правило, ассортимент МПЗ велик, при отражении в учете могут возникать многократно задвоенные карточки одного и того же элемента справочника по учету МПЗ. Практика показала, что работа по анализу и исправлению перенесенных изначально неправильных начальных остатков по МПЗ может быть по объему соизмерима, либо даже больше, чем ручной ввод начальных остатков. Особенно это важно при изменении в учетной политике способа списания МПЗ. Поэтому только исходя из сложности и объема работы по вводу начальных остатков по МПЗ следует принимать в каждом конкретном случае решение об автоматизации этого процесса.

На памяти один случай еще 2005 года по переносу начальных остатков из старой «самописной» программы по учету материалов в программу 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием. Анализ старой программы показал, что технических трудностей по автоматическому переносу начальных остатков материалов из старой программы нет. Однако, в самих данных старой программы было много ошибок: многократно задвоенные карточки по отдельным позициям, старая программа определяла среднюю цену списания единожды в момент первого списания материала и впоследствии не корректировала ее при изменении данных и т.п. Неделю представителям организации доказывали нецелесообразность переноса начальных остатков материалов, мотивируя, что в дальнейшем учете будет «каша». Так как источником финансирования работ в конечном итоге выступает организация – заказчик, пришлось уступить и перенести автоматически начальные остатки по материалам. Спустя неделю исправлений от организации – заказчика возникла новая претензия: исправлять так сложно, почему до конца не настояли, что начальные остатки по материалам лучше перенести вручную, правильно объединив карточки по различным позициям и высчитав правильно начальные остатки в денежном и натуральном выражении.

Таким образом, только тщательный анализ состояния учета МПЗ в старой программе и технической возможности переноса начальных остатков определяет в конечном итоге способ появления начальных остатков по МПЗ в новой конфигурации 1С.

Учет расчетов с контрагентами.

Следует оговориться сразу, проблемные вопросы те же, что и для МПЗ: учет расчетов необходимо вести с 1 января, а остатков еще нет (т.е. сначала необходим перенос справочников контрагентов, а уж потом начальных остатков). Более того, отдельные механизмы типовых конфигураций 1С для значительно больших возможностей по анализу информации содержат большое количество реквизитов, которых может не быть в старой программе. Так, например, в 1С версии 7.7 у контрагентов не было деления договоров на типы. При переходе на конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8 у контрагентов появляется информация о типе договора (с поставщиком, с покупателем и т.п). Но в старой программе (версии 7.7 в данном случае) такой информации просто нет. Следовательно, на практике при автоматическом переносе начальных остатков по контрагентам все равно часть информации придется исправлять и вносить вручную.

В заключение следует отметить следующее. Самым правильным, самым точным на практике и… как правило, самым неудобным для пользователя является ввод начальных остатков вручную. Вводя остатки, пользователь осознанно (как говорится глазками) проверяет правильность заносимой информации. Изначально типовая программа 1С настроена на ручной ввод и при неправильно введенных данных в критических случаях программа выдает, как минимум, соответствующее предупреждение об ошибке, а то еще и подсказку, как правильно ввести данные. Все механизмы программы используются в штатном режиме, соблюдается последовательность ввода и риск ошибок снижается. Однако из-за больших объемов вводимых данных (или из-за отсутствия источника финансирования, как отмечалось выше) такой подход на практике может быть неприемлем. Требуется полная или частичная автоматизация переноса начальных остатков.

Автоматизация переноса начальных остатков ускоряет данный процесс. Однако возникает задача проверки правильности перенесенных данных, которая в общем случае может быть соизмерима по объему необходимой работы с ручным вводом начальных остатков. Кроме того, документы по вводу начальных остатков заполняются программно, а не интерактивно пользователем. При этом порядок ввода может отличаться от штатного, процедуры проверки правильности ввода могут быть не задействованы. Как следствие, повышение рисков переноса начальных остатков с искажением данных.

Только правильная оценка данных старой программы и процедур переноса начальных остатков должна определять порядок их появления в новой конфигурации 1С: вручную или автоматически при помощи специальных обработок.