О соотношении данных бухгалтерского и управленческого учета в программе 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием

В последнее время наблюдается достаточно большое количество дискуссий среди экономистов, финансистов и бухгалтеров по соотношению данных бухгалтерского и управленческого учета. О некоторых аспектах по данному вопросу при внедрении программы 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием (УПП) речь и пойдет в настоящей статье.

Следует сразу оговориться, что приведенные рассуждения справедливы как, с одной стороны, в целом с теоретической точки зрения, независимо от используемого программного продукта, так и, с другой стороны, для всех отраслевых решений 1С на базе УПП.

На сегодня уже очевидно, что для поддержки ежедневных управленческих решений данных только бухгалтерского учета без управленческого может просто не хватать. Да, в режиме реального времени можно из бухгалтерского учета брать данные по движению денежных средств (банк, касса), можно организовать бизнес-процессы так, что в бухгалтерский учет в режиме реального времени будут попадать данные по выпуску готовой продукции и реализации и т.п. Но есть хозяйственные операции, которые носят периодический разовый характер за интервал времени (начисление заработной платы, налогов, процентов по заемным средствам и т.п.). Ежедневное отражение таких операций в бухгалтерском учете в принципе невозможно, так как в нем отражаются факты хозяйственной деятельности, а операции по начислению зарплаты, налогов появятся только после свершения самого факта начисления. Кроме того, списание материалов по правилам бухгалтерского учета совсем не обязательно проводить в режиме реального времени. Исходя из приведенных рассуждений, проблемным для ведения учета в режиме реального времени является участок учета затрат и калькулирования себестоимости.

Такое положение, когда отсутствует ежедневный учет затрат, не устраивает финансовых работников и экономистов организаций, которые хотят видеть чуть ли не ежедневно текущий финансовый результат. Сам подход, при котором требуется ежедневное определение финансового результата, вызывает некоторые вопросы как теоретического, так и практического характера, но, тем не менее, люди, ежедневно принимающие решения по расходованию денежных средств, справедливо хотят опираться на цифры, отражающие состояние их производственной или торговой деятельности. Отсюда и возникает необходимость в построении такой методики учета затрат, которая бы могла каким-то образом давать ежедневную усредненную их оценку. Такой подход идет в прямое противоречие с рядом нормативных документов по бухгалтерскому учету, что исключает построение управленческой аналитики затрат в рамках бухгалтерского учета.

Кроме того, требования нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету, использование в учете методов оптимизации налогообложения, внутригрупповые операции холдинговых структур и т.п. также могут сделать данные бухгалтерского учета не пригодными для поддержки принятия управленческих решений.

В такой ситуации единственным выходом из положения является разработка и реализация методики ведения управленческого учета, не зависящего от бухгалтерского. Определенные данные в управленческом учете могут быть взяты из бухгалтерского учета (движение денежных средств, реализация, выпуск готовой продукции и т.п.), но для ряда учетных участков, в том числе и расчета себестоимости, должна быть разработана самостоятельная независимая процедура: система управленческого документооборота и ежедневных оценок затрат, отражаемых в управленческом учете.

Для дальнейшего анализа сопоставимости данных бухгалтерского и управленческого учета принимается допущение, что в обоих видах учета полностью отражаются все финансовые потоки предприятия. Кроме того, оценка активов и обязательств в бухгалтерском и управленческом учете не имеет разницы. В противном случае дальнейшие выводы должны быть скорректированы с учетом этих фактов. Для ежедневной оценки затрат используются расчетные данные, полученные на основании спецификаций и результатов предыдущих периодов. Так как реальные затраты, как правило, отличаются от расчетных, корректировка затрат в управленческом учете производится ежеквартально по данным бухгалтерского учета (по окончании отчетных периодов). Такой подход также не идеален, так как в ряде случаев бухгалтерская отчетность может изначально сдаваться ради соблюдения сроков с неточностями. Однако уменьшение интервалов корректировки (например, до месяца) может привести к увеличению погрешности из-за того, что в бухгалтерском учете еще отражена не вся первичная документация, то есть учтены не все затраты.

После корректировки затрат можно сравнить финансовые результаты в бухгалтерском и управленческом учете. Они из-за разной аналитики затрат, как правило, различаются. Но на годовом отчете перед акционерами все выводы делаются по данным бухгалтерской отчетности. Возникает вопрос: как объяснить собственникам разницу финансовых результатов в бухгалтерском и управленческом учетах. Подход может быть следующим. Раз разницы в оценке активов и обязательств в бухгалтерском и управленческом учете нет, то в каком случае финансовые результаты совпадут? Совпадение произойдет, когда в организации не будет незавершенного производства (НЗП) и будут отсутствовать остатки готовой продукции (ГП) на складах. Следовательно, можно утверждать о справедливости равенства

Сумма НЗП (БУ) + Сумма ГП (БУ) + Финансовый результат (БУ) =
Сумма НЗП (УУ) + Сумма ГП (УУ) + Финансовый результат (УУ),
где
БУ – данные бухгалтерского учета
УУ – данные управленческого учета.

Следовательно, при несовпадении финансовых результатов в бухгалтерском и управленческом учетах, данный факт имеет простое объяснение (при принятых выше допущениях!) – разница ложится на стоимость незавершенного производства или стоимость непроданной готовой продукции. Данный вывод позволяет проводить на определенном уровне сопоставимость данных бухгалтерского и управленческого учета, к чему всегда стремятся счетные работники предприятий при наличии двух систем учета. Следует заметить, что в абсолютном выражении уровень маржинальной прибыли более точный показатель, чем сформированная полная себестоимость на единицу продукции в УУ. Но при правильном распределении косвенных расходов данные УУ более пригодны для поддержки управленческих решений (так даже встречались случаи, когда экономически целесообразно было в состав себестоимости продукции в управленческом учете включить издержки обращения и коммерческие расходы, учитываемые в бухгалтерском учете на счете 44).

Далее необходимо остановиться на вопросе порядка учета затрат на выпуск готовой продукции при формировании финансового результата. Здесь следует выделить два подхода. В первом случае себестоимость продукции формируется с учетом имеющихся запасов готовой продукции, выпущенной в предыдущих периодах (что напрямую соответствует правилам бухгалтерского учета). Во втором случае себестоимость продукции формируется только из затрат текущего периода, имеющиеся запасы готовой продукции, выпущенной в предыдущих периодах, не учитываются (подход имеет место только в управленческом учете). Отметим преимущества и недостатки каждого из подходов.

В случае учета остатков готовой продукции появляется эффект инерционности, который может негативно проявиться в следующей ситуации. Допустим организация по каким-либо причинам в первом месяце произвела «дорогую» продукцию (в себестоимость включены, например, текущий ремонт производственного оборудования и иные необходимые дополнительные производственные затраты). В результате на складе готовой продукции на начало второго месяца скопилась «дорогая» готовая продукция. Пусть во втором месяце организация значительно снизила затраты и себестоимость продукции оказалась приближена к ожидаемой (нормативной). Тем не менее, из-за того, что на складе хранится «дорогая» продукция, при расчетах себестоимость будет усредняться по правилам списания и во втором месяце конечный финансовый результат все еще будет меньше ожидаемого при нормировании затрат. Таким образом, при таком подходе финансовый результат учитывает как бы историю затрат. Такая модель инерционна и ее применение целесообразно лишь для продолжительных интервалов времени. Соотношение доходов и расходов текущего периода будут корректироваться с учетом остатков готовой продукции. В приведенном примере соотношение доходов и расходов второго месяца соответствует ожиданиям, но из-за влияния затрат первого месяца общий финансовый результат оказывается хуже ожидаемого, что может привести к неправильной оценке управленческих действий на краткосрочных интервалах времени.

Если остатки готовой продукции не учитывать при формировании финансового результата, то возникает опасность другого характера. Известно, что ряд видов деятельности носит сезонный характер. Очевидно, что существуют периоды, когда можно выпускать продукцию снижая затраты за счет использования фактора сезонности. В этом случае будут интервалы времени, когда изначально известно, что на этих интервалах текущие затраты будут завышены (что и произойдет при данном подходе), но в целом в течение года финансовый результат будет положительным за счет выпуска продукции с низкими затратами в соответствующие периоды. Следовательно, при сезонном характере производства формирование себестоимости без учета остатков готовой продукции на складах искажает реальный финансовый результат на протяжении нескольких временных интервалах.

Отсюда можно сделать следующий вывод. При организации управленческого учета необходимо реализовать возможность проводить оба описанных выше варианта расчета себестоимости – один для краткосрочной текущей оценки, другой для долгосрочной оценки себестоимости. В программном продукте 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием это можно реализовать достаточно просто. Вариант краткосрочной оценки производится путем калькулирования всех затрат текущего периода до проведения регламентных процедур по расчету себестоимости и закрытию месяца (формированию финансового результата), вариант долгосрочной оценки сформируется автоматически после проведения регламентных процедур по расчету себестоимости и закрытию месяца (формированию финансового результата). Первый вариант предполагает настройку стандартных или разработку внешних дополнительных отчетов с учетом используемой аналитической модели учета затрат на производство. Второй вариант является штатным и результаты могут быть проанализированы стандартными отчетами конфигурации.

Организация учета затрат как в бухгалтерском, так и в управленческом учете в значительной степени зависит от самого предприятия и специфики его функционирования. Никогда нельзя «вслепую», без учета особенностей, разработки учетных процедур для одного предприятия применять в отношении другого. Здесь уместно для примера вспомнить один известный вопрос, также вызывающий ряд дискуссий среди экономистов: что лучше, арендовать помещение или приобрести его в собственность? Так все зависит от конкретной ситуации! Если для приобретения помещения необходимо отвлекать оборотные средства, которые принесут за определенный интервал больше прибыли (с учетом арендной платы), чем прибыль от владения помещением, то конечно лучше его арендовать. В противном случае, приобретение помещения является экономически предпочтительным. Точно так же и с учетом затрат – на каждом предприятии должна разрабатываться своя система учета.

В заключении следует отметить, что модель учета затрат конфигурации 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием достаточно гибкая и позволяет реализовать практически любые варианты учета затрат без доработки типовой конфигурации.