Об особенностях одновременного использования программ 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 8

В последнее время очень часто торговые организации ведут учет в программах 1С:Предприятие 8, используя типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 8. Об особенностях одновременного использования этих двух конфигураций идет речь в данной статье.

Автоматизация учета торговых операций с использованием конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 8 дает неоспоримые преимущества организации по отношению к конкурентам. Однако использование этих программных продуктов имеет ряд особенностей в учете, которые необходимо иметь ввиду еще на этапе разработки методики ведения учета, фактически до начала процесса учета.

Начать надо с того, что использование каждой из двух конфигураций имеет свою цель. С одной стороны, конфигурация 1С:Бухгалтерия 8, как следует из сути самого бухгалтерского учета, отражает факты хозяйственной деятельности. Пока событие не свершилось, пока не появился первичный документ, отражающий факт свершения хозяйственной операции, не может иметь место отражение факта в учете. Как бы в программе 1С:Бухгалтерия 8 отражаются исторически свершившиеся факты хозяйственной деятельности. С другой стороны, конфигурация 1С:Управление торговлей 8 предназначена как для учета будущих товарных потоков (учет заказов поставщикам и заказов от покупателей, учет плановых поступлений денежных средств и т.п.), так и учета свершившихся товарных операций (отражение реализации полученных товаров, получения денежных средств от покупателей, оплаты поставщикам и т.п.). Таким образом, задачи, решаемые этими конфигурациями, несколько отличаются.

Для исключения двойного ввода данных, на сегодня типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей могут обмениваться данными в автоматическом режиме по заранее настроенному расписанию. Очевидно, что в состав обмениваемых данных входит информация только по фактически свершившимся фактам хозяйственной деятельности, что обусловлено правилами ведения бухгалтерского учета. Информация по заказам, резервированию, планированию содержится только в конфигурации 1С:Управление торговлей 8. Обмен данными производится на уровне документов, т.е. обмениваемые документы в конфигурациях содержат идентичные реквизиты. После формирования документов в процессе обмена данными производится их проведение. Движения, формируемые в процессе проведения документов, целиком и полностью зависят от общих настроек конфигураций: если настройки идентичны (способ списания товаров, ведение суммового учета по складам, структура складов и т.п.), то в результате проведения в учете будут появляться одинаковые по сути данные, если же настройки различны, то и результаты проведения будут различными.

Одинаковые параметры общих настроек, тем не менее, не являются гарантом идентичности данных в обоих конфигурациях. Рассмотрим несколько примеров.

Как известно, в конфигурации 1С:Управление торговлей существует возможность при оприходовании товаров склад-получатель указывать в табличной части документа. Это удобно с той точки зрения, что одним документом можно сразу оформить поступление товаров на несколько мест хранения. В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 такой возможности указывать в табличной части документа мест хранения нет. Но обмен идет на уровне документов, т.е. для одного документа «Поступление товаров и услуг» конфигурации 1С:Управление торговлей 8 формируется один документ «Поступление товаров и услуг» конфигурации 1С:Бухгалтерия 8. Но место хранения в 1С:Бухгалтерии 8 можно указать только одно, находящееся в шапке документа. При обмене реквизит «Место хранения» 1С:Бухгалтерии 8 заполнится складом, назначенным по умолчанию в настройках программы. Таким образом, при переносе данных уже сразу теряется не только учет по местам хранения, но и признак партий. Следовательно, включение в общих настройках программы 1С:Управление торговлей 8 возможности указания мест хранения в табличных частях документов изначально приведет к различиям в суммовой оценке остатков товаров на складах в этих двух конфигурациях.

Второй пример. Конфигурация 1С:Управление торговлей 8 имеет ряд замечательных возможностей, таких как использование свойств, характеристик товаров и т.п. Преимущество заключается в том, что их можно присваивать определенным номенклатурным позициям и впоследствии, без увеличения числа этих позиций проводить более глубокий анализ накапливаемой в программе информации о товарообороте. Так можно для одной карточки товара ввести признаки, например, цвета и отслеживать движение товара строго с учетом этих признаков (т.е., например, списание товара, имеющего одну карточку, будет осуществляться отдельно по каждому цвету). Но в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 таких возможностей нет! Следовательно, в отличие от конфигурации 1С:Управление торговлей 8 при списании стоимости товара цена формироваться будет не с учетом цвета (в рассматриваемом случае), а целиком с учетом суммового остатка на данной карточке. Если цена товара различных цветов одинакова, то суммовая оценка в обоих конфигурациях будет также одинакова. Однако если суммовая оценка зависит от цвета, то данные по остаткам товаров в конфигурациях будут различными.

Приведенные примеры показывают, что при соответствующих настройках данные в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей математически не могут быть одинаковыми. Но это и нормально. Конфигурация 1С:Бухгалтерия 8 решает задачу ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования регламентированной отчетности, накоплением данных для оценки финансового состояния предприятия. Конфигурация 1С:Управление торговлей 8 предназначена для управления товарными потоками. Особо подчеркнем слова «управления», подчеркивающее учет и оценку будущих событий (заказ, размещение, резервирование, планирование и т.п.) и «товарных» (учет ведется движения товаров, т.е. здесь не найдется места для учета информации по заработной плате, начисляемой амортизации, лизинговым операциям, материалам и т.п.).

Следует отметить, что проблемы, обсуждаемые выше, возникают только при совместном использовании конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 8, предусматривающем обмен данными между ними. Однако такой вариант применения является наиболее предпочтительным, так как открываются огромные замечательные возможности по управлению товарными потоками. Это и планирование продаж и закупок с последующим план-фактным анализом, и формирование заказов поставщикам на основе потребностей предприятия и заказов покупателей, и система взаимоотношений с клиентами и многое другое, чего нет в 1С:Бухгалтерии 8, так как она должна по правилам бухгалтерского учета отражать только факты хозяйственной деятельности. Особенности же совместного использования конфигураций необходимо анализировать на этапе разработки методики учета до его начала.