Обучение пользователей при переходе на программу 1С:Бухгалтерия 8

Наступает самая горячая пора для бухгалтерского сообщества – сдача годового отчета и следом за ним сдача квартальной отчетности за 2009 год. При этом ряд предприятий с 1 января 2009 года переходят на новый программный продукт – 1С:Бухгалтерия 8. Об обучении пользователей и роли человеческого фактора в данной ситуации речь и идет в данной статье. И хотя в ней анализируется переход на программу 1С:Бухгалтерия 8, подавляющее большинство мыслей и выводов характерно для внедрения любого нового программного продукта по автоматизиции бухгалтерского и налогового учета.

На сегодняшний день при профессиональном подходе внедрение программных продуктов 1С:Бухгалтерия 8 в большинстве случаев носит индустриальный характер. Действительно, предметная область, т.е. сам бухгалтерский и налоговый учет, достаточно сильно зарегулированы действующим законодательством, отражение большинства хозяйственных операций реализовано в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8. После определения учетной политики, разработки модели аналитического учета, переноса начальных остатков наступает самый ответственный момент – работа пользователей в программе. Какими сложными не были бы предыдущие этапы внедрения, их ход можно достаточно точно формализовать и исполнение, как бы разово, поручить высококвалифицированным специалистам. А вот потом, когда система автоматизации бухгалтерского учета на основе 1С:Бухгалтерия 8 готова к эксплуатации, в действие вступает человеческий фактор в виде повседневной работы бухгалтеров по вводу первичных документов в программу, формирование отчетности, анализу экономического содержания хозяйственных операций и т.п. Для нормальной работы пользователей в программе необходимо проведение начального обучения. Вот от качества этого обучения, степени усвоения пользователями учебного материала, как показывает практика последних лет, и зависит качество внедрения программного продукта и степень автоматизации бухгалтерского и налогового учета.

Необходимо отметить сразу, что обучение пользователей в целом программе 1С:Бухгалтерия 8, на наш взгляд, представляется малоэффективным. Действительно, бухгалтер, как правило, ведет учет на строго определенных участках (банк, касса, материалы, взаиморасчеты с контрагентами и т.п.). Следовательно, нагружать на начальном этапе его знаниями работы программы 1С:Бухгалтерия 8 в полном объеме наверное будет излишним. Новый интерфейс, новый вид документов, новый инструментарий анализа данных – все это и так является непривычным и требует усилий по усвоению. Поэтому на данном этапе загружать еще бухгалтера знаниями автоматизации смежных участков учета (не забывая, что идет еще пора подготовки годового отчета в старой программе!) представляется излишним. Более того, даже в рамках того участка учета, за который отвечает бухгалтер, очень часто используются не все функциональные возможности программы 1С:Бухгалтерия 8 (например, организация может не работать с экспортом-импортом и тогда в подсистеме НДС для данной организации не будет востребован функционал автоматизации учета НДС по валютным операциям). Вот тут на помощь и приходит модель аналитического учета, в которой на примере показан объем используемого функционала программы в данной организации. Обучая на модели, пользователь учится не вообще работать в программе 1С:Бухгалтерия 8, а изучает только те операции с подробным изучением аналитики, которые присутствуют в данной организации и будут отражаться при ведении бухгалтерского и налогового учета.

На данном этапе, который условно можно назвать начальным, обучение, на наш взгляд, необходимо проводить на рабочем месте либо с использованием модели аналитического учета, либо с использованием практического ввода реальных первичных документов в рабочую базу с предварительно настроенной аналитикой в соответствии с разработанной моделью. К занятиям на данном этапе параллельно целесообразно привлекать также тех бухгалтеров, на которых возложена обязанность ведение бухгалтерского и налогового учета в целом по организации и формированию регламентированных отчетов. В результате такого обучения бухгалтер должен получить на рабочем месте навыки правильного ввода первичных документов в программу с учетом разработанной аналитики и уметь отслеживать правильность ввода реквизитов первичных документов. Ставить вопрос на данном этапе об анализе данных и исправлении ошибок на счетах бухгалтерского учета пока еще рано, так необходимых данных на начальном этапе в программе еще нет.

Вообще говоря, обучение пользователей на данном этапе является одним из ключевых моментов успешной автоматизации бухгалтерского учета на основе программы 1С:Бухгалтерия 8. В нашей практике есть примеры, когда в двух организациях с очень похожими бизнес-процессами, использующих совершенно идентичные конфигурации программы 1С:Бухгалтерия 8 получались совершенно различные результаты: в первой учет автоматизирован полностью, регламентированная отчетность формируется автоматически, а во второй автоматизировать удалось лишь отдельные участки учета и, следовательно, речь об автоматизированном формировании регламентированной отчетности вести не приходится. В данном случае налицо проблема человеческого фактора. Решение может быть единственным: необходимо обеспечить правильный ввод первичных документов на рабочем месте. Это может быть либо дополнительное обучение пользователя, либо вообще его замена, как бы это печально не звучало. Если не обеспечить правильный ввод первичных документов в программу, невозможно вести речь об автоматизации учета. Специалисты компании СтавАналит проводили ряд исследований и разработали специализированные методики обучения пользователей. За основу были взяты передовые подходы, используемые в ряде ведущих ВУЗов нашей страны, в частности Московском государственном университете. Однако на сегодняшний день следует признать, что эффективно они работают лишь на начальном этапе обучения, т.е. на этапе ввода первичных документов. Можно на основе специально разработанных технологических карт с использованием специфических методик обучения (конечно же при наличии разработанной модели аналитического учета) привить пользователям навыки по правильному вводу первичных документов, как бы, на моторном уровне. Когда же речь заходит об анализе информации то ли с целью получения каких-либо отчетов, то ли поиска ошибок, применение разработанных методик значительно менее эффективно.

Начальным этапом обучение пользователей не ограничивается. После начального обучения пользователи начинают самостоятельно работать в программе. На данном этапе совершенствуются их навыки использования типовых механизмов программы 1С:Бухгалтерия 8. Однако после прохождения некоторого времени, после того, как в программе начинают накапливаться данные, возникают две задачи: поиск ошибок и анализ данных. Это два самостоятельных класса задач. Вести о них речь на начальном этапе обучения не имело смысла по двум причинам. Во-первых, как уже упоминалось выше, для облегчения адаптации пользователя к новому программному продукту данный объем информации на начальном этапе представляется излишним. И, во-вторых, как уже тоже отмечалось, на начальном этапе в программе нет еще необходимого объема данных для демонстрации методик по анализу данных и поиску ошибок.

Следовательно, обучение пользователей при внедрении программы 1С:Бухгалтерия 8 должно проводиться в два этапа: начальный этап (ввод перичных документов и анализ правильности заполнения реквизитов документов) и последующий этап (изучение методики поиска ошибок и анализа имеющейся информации).

Человеский фактор – определяющее звено в успешной автоматизации бухгалтерского учета с использованием программы 1С:Бухгалтерия 8. Его обязательно следует учитывать при планировании перехода на новые программные продукты.