Организация автоматизации учетного процесса на предприятии с использованием программ 1С:Предприятие 8

Как показали события последних месяцев, кризис в значительной степени повлиял на автоматизацию учета в сравнительно небольших предприятиях – проекты по автоматизации перенесены на более поздние сроки. На крупных предприятиях остановка или перенос сроков проектов автоматизации учета и управления нецелесообразны в связи я тем, что возвращение потом к «замороженным» на некоторое время проектам может привести не только к увеличению стоимости проекта, но и вообще к невыполнению поставленных целей проекта. О том, на какие этапы условно можно разделить внедрение проектов с использованием 1С:Предприятие 8, речь и пойдет в данной статье.

Предлагаемое разбиение процесса автоматизации достаточно условно. Все этапы при наличии соответствующих ресурсов могут выполняться силами самих организаций. Если же на выполнение какого-то этапа своих специалистов у организации нет, необходимо рассмотреть вопрос либо о привлечении внешних специалистов, либо расширять штат за счет привлечения новых сотрудников с необходимыми компетенциями.

Нет обязательного условия последовательного выполнения всех этапов. Тем не менее, соблюдение этой последовательности, как показывает практика, позволяет снизить риски недостижения поставленных целей выполнения проектов.

Опыт показывает, что при использовании типовых конфигураций программ 1С:Предприятие 8, подход к автоматизации един и не зависит от того, какой вид учета подлежит автоматизации - бухгалтерский или управленческий, бюджетирование или МСФО.

Итак, последовательно рассмотрим все этапы.

Определение объекта автоматизации Этот начальный этап очень важен с точки зрения определения дальнейшего объема работ по автоматизации и обуславливается целями, которые достигаются в результате выполнения проекта. В самом общем случае автоматизации с использованием конфигураций 1С:Предприятие 8 могут подлежать следующий учетные процессы:

  • бухгалтерский учет;
  • налоговый учет;
  • управленческий учет;
  • финансовый учет (бюджетирование);
  • учет по МСФО.

Именно на этом начальном этапе организация должна определиться с теми видами учета, которые предполагается автоматизировать. Причем сразу с полным перечнем видов учетов. Связано это с тем, что данные отдельных видов учета могут быть взаимоувязаны (если оценка активов, обязательств и других объектов в разных видах учета одинакова, то для исключения двойного ввода информации могут быть использованы процедуры переноса определенных данных из одного вида учета в другой). Следовательно, даже если организация предполагает поэтапное внедрение, например, управленческого учета и бюджетирования с использованием конфигурации 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием, то аналитика в управленческом учете на начальном этапе должна строиться уже с учетом переноса фактических данных в подсистему бюджетирования.

В идеале на данном этапе выявляется некоторый набор численных показателей, достижение которых в результате выполнения проекта свидетельствует о достижении поставленных целей.

Результаты этапа определяются организацией – заказчиком при участии организации – исполнителя проекта.

Анализ и обоснование теоретических моделей ведения учета

При автоматизации бухгалтерского и налогового учета данный этап не является слишком актуальным, так как большинство вопросов регламентированного учета регулируется нормативными актами и подход как бы един. Когда же речь идет об автоматизации управленческого учета, бюджетирования и МСФО, здесь уже сложнее говорить о единых подходах к методологии ведения учета. Менеджмент организации самостоятельно определяет используемую методологию ведения учета, а так как подходов, как правило, несколько, то и вариантов построения методической модели тоже несколько.

Таким образом, на данном этапе специалисты – предметники (финансисты, экономисты, бухгалтера и т.п.) теоретически обосновывают и определяют ту методологию, которая будет использоваться при ведении учета. Разрабатывается требуемая система аналитического учета, определяется последовательность заполнения форм и документов, определяются все отчетные формы и т.п. В результате на выходе данного этапа получается полностью определенная методология ведения автоматизируемого вида учета как бы на бумаге. Используемая конфигурация 1С:Предприятие 8 может подразумеваться, но в ходе выполнения дальнейших этапов возможна замена предполагаемой типовой конфигурации на более подходящую для решения поставленных задач.

Результаты этапа определяются организацией – заказчиком при участии организации – исполнителя проекта. Для разработки наиболее сложных разделов учета могут привлекаться внешние консультанты (аудиторские и консалтинговые компании).

Формализация теоретической модели ведения учета

Какие бы методы ведения автоматизируемого вида учета не были определены с теоретической точки зрения на предыдущем этапе, каждая типовая конфигурация 1С:Предприятие 8 изначально имеет в своем составе определенную модель ведения учета со своими возможностями и ограничениями. Задача данного этапа формализовать теоретическую модель ведения учета, разработанную на бумаге, с целью последующего максимального использования имеющихся изначально возможностей типовых конфигураций 1С:Предприятие 8 для ведения определенных видов учета. Именно на данном этапе, еще тоже на бумаге, но уже с учетом имеющихся в программах возможностей и ограничений, строится формализованная модель автоматизируемого вида учета. Эта формализованная модель обусловлена исключительно возможностями типовых конфигураций 1С:Предприятие 8 по дальнейшей реализации теоретической модели учета, разработанной на предыдущем этапе.

Здесь следует сделать два замечания. Первое, исходная типовая конфигурация может быть не одна. Так, например, для автоматизации бюджетирования может быть использованы как конфигурация 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием, так и 1С:Консолидация 8. Конфигурации имеют различные исходные алгоритмы для автоматизации процесса бюджетирования. Следовательно, если организация рассматривает возможность применения одной из двух упомянутых выше конфигураций, то формализованных моделей будет две, так они будут существенно отличаться друг от друга. И второе, основной задачей при формализации является наиболее полное, в идеальном случае без всяких дополнительных доработок в конфигураторе, использование возможностей типовых конфигураций. Типовые конфигурации как бы тестирует вся страна. Если появляются какие-либо ошибки, фирма-разработчик типовой конфигурации в кратчайшие сроки исправляет имеющиеся ошибки. В случае же доработки типовой конфигурации сопровождающей или внедряющей программы 1С организацией, тестирование доработок осуществляют сотрудники организации. Кроме того, значительно увеличиваются затраты проекта, так как стоимость тиражного решения значительно превышает стоимость индивидуальной разработки программных продуктов.

Процесс формализации целесообразно поручить сотрудникам организации – исполнителя проекта, как представляющим возможности всей линейки программных продуктов 1С:Предприятие 8. На выходе данного этапа предполагается получение разработанного на бумажном носителе примера учета в разработанной формализованной модели (как бы два часа работы предприятия) с охватом всех имеющихся учетных операций, всех видах аналитики, структуры предприятия и т.п. Все данные должны быть непротиворечивыми, все результаты однозначно определяемыми. Данный пример используется для реализации модели учета уже в программе 1С:Предприятие 8 на следующем этапе проекта.

Реализация в программе (разработка модели учета)

Разработанный на предыдущем этапе пример реализуется путем ввода данных этого примера в типовую конфигурацию 1С:Предприятие 8. На данном этапе решаются две задачи. Путем прямого моделирования в типовой конфигурации 1С:Предприятие 8 проверить возможность ведения автоматизируемого вида учета с применением разработанных элементов (соответствующей структуры предприятия, системы аналитического учета, всех возможных операций в учете и т.п.) без изменения типовой конфигурации. Именно на данном этапе выявляются все недостающие возможности типовой конфигурации 1С:Предприятие 8, определяется объем необходимых доработок или способов реализации отдельных учетных операций так называемым «ручным способом». Именно результаты этого этапа в последующем ложатся в основу разработки технического задания на доработку типовой конфигурации, если таковое решение будет принято. В случае же принятия «ручного способа» ввода информации на данном этапе разрабатывается подробная методика работы с типовой конфигурацией по соответствующим учетным операциям.

На выходе данного этапа получается рабочий пример фрагмента ведения учета в типовой конфигурации 1С:Предприятие 8, который в дальнейшем может использоваться пользователями для изучения порядка работы с программным продуктом в рамках разработанной учетной модели. Моделирование на данном этапе по причинам, приведенным выше, также целесообразно поручить сотрудникам фирмы – исполнителя проекта.

Формирование отчета и защита учетной модели

Главной, на данном этапе, является процедура защиты модели учета в используемой типовой конфигурации 1С:Предприятие 8. На защиту целесообразно приглашать всех заинтересованных сотрудников организации – заказчика и организации – исполнителя. По ходу защиты представляются учетные решения в разработанной модели, представляются особенности использование предлагаемой методики учета, еще раз анализируется наличие операций, имеющих на практике место, но не отраженных в модели учета.

Защиту модели и подготовку отчета с описанием модели проводят сотрудники организации – исполнителя проекта. В отчет входит подробное описание разработанной модели учета. В последующем отчет с описанием модели используется при разработке регламента учета и инструкций пользователям. Разработка регламента учета

Необходимость этого этапа особенно ярко проявляется при автоматизации управленческого учета, бюджетирования и МСФО, так как в данном случае отсутствует сложившийся годами привычный у бухгалтеров порядок документооборота и отчетности в бухгалтерском и налоговом учете (хотя, конечно, и для регламентированного учета регламент целесообразнее прописать).

Действия на данном этапе должны развиваться в двух направлениях. Во-первых, необходима разработка и подробное описание структуры регламента в целом, в виде рабочего документа – Регламент учета. Этот документ объединяет и определяет действия всех участников автоматизируемой системы учета, описывает документооборот и сроки предоставления информации для нормального функционирования системы (помогает выполнять функции контроля).

Во-вторых, необходима разработка инструкций на рабочие места, которые могут включать в себя как функциональные обязанности по ведению автоматизируемой системы учета, так и руководство пользователя по ведению учета в используемой конфигурации 1С:Предприятие 8. Разработка регламентных документов, как показала практика, в дальнейшем позволит сэкономить много времени при обучении пользователей и их работе.

Обучение и тренинги

В учебную программу включаются материалы отчета по моделированию, регламента учета и пользовательские инструкции. Особенностью обучения является то, что изучается не вообще автоматизируемая система учета и типовая конфигурация 1С:Предприятие 8, а конкретные учетные процедуры с особенностями предприятия – заказчика и их реализация в используемой конфигурации. Практика показала, что такой подход к обучению намного более эффективен при подготовке пользователей, чем изучение в целом теоретических основ по автоматизируемой системе учета и в целом возможностей типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.

Следует отметить, что на данном этапе обучения наличие данных в рабочей базе 1С:Предприятие 8 не предполагается (если это не так, то на данном этапе можно просто расширить круг изучаемых вопросов). Следовательно, пользователи изучают методику ввода данных в типовую конфигурацию 1С:Предприятие 8, особенности использования элементов программы с учетом имеющейся модели учета, регламента учета и получают первичные навыки в формировании отчетности.

Обучение может производиться как централизованно в виде учебных занятий, так и самостоятельно пользователями с использованием учебно-методических материалов и разработанных на предыдущих этапах документов и отчетов.

Формирование начальных остатков и начало ведения учета.

Данный этап широко освещен в предыдущих публикациях, поэтому не имеет смысла на нем подробно останавливаться. Следует только отметить, что по возможности начальные остатки переносятся из предыдущих систем учета автоматически, однако всегда следует помнить, что самый надежный способ внесения начальных остатков – ручной. Начало ведения учета покажет, насколько пользователи изучили разработанные регламент и модель учета и могут на практике работать с типовой конфигурацией 1С:Предприятие 8. Обучение пользователей методике анализа и исправления данных и использованию стандартных отчетов типовой конфигурации 1С:Предприятие 8.

На практике, очень часто, заранее этот этап не планируется, что является в корне неправильным. Пока на начальном этапе в рабочей базе 1С:Предприятие 8 данных нет, учить пользователей не на чем. Предварительное обучение методике поиска ошибок на чужих данных пользователем быстро забывается (как известно, есть мнение, что при отсутствии ежедневной работы время изучения учебного материала и получения практических навыков равно времени, за которое пользователи полностью забывают и то, и другое). В ходе ввода информации неизбежно на практике возникают какие-либо ошибки, требующие по прошествии времени обнаружения и исправления.

После накопления в рабочей базе определенного количества информации самое время обучить пользователей методикам поиска и устранения ошибок. А так как поиск основывается, как правило, на использовании стандартных отчетах типовой конфигурации 1С:Предприятие 8, то первоначально пользователь должен изучить порядок и особенности работы с этими стандартными отчетами. Обучение целесообразно проводить на рабочих местах пользователей. При необходимости для пользователей могут разрабатываться инструкции по настройке отчетов.

Периодический анализ актуальности модели и регламента учета. Контроль правильности ведения учета в рабочей базе 1С:Предприятие 8 в соответствии с моделью и регламентом учета

Заключительный этап внедрения 1С:Предприятие 8. Он не виден с первого взгляда, так как на предыдущих этапах уже выполнены все действия по проекту автоматизации и вроде бы уже не имеет смысла что-то менять. Но самое интересное, что это не так. С течением времени могут измениться либо бизнес – процессы организации – заказчика, либо поменяться экономическая ситуация в стране, либо возникнуть иные факторы, которые повлияют на характер деятельности. Эти изменения должны своевременно отражаться в системе учета (есть мнение, что суть менеджмента заключается в управлении изменениями). Вот для этого и должен периодически проводиться анализ актуальности модели учета, регламента учета и способности использования накапливаемых данных для поддержки решений или иных задач, стоящих перед учетной системой. Работы по данному этапу, как правило, проводят сотрудники организации – заказчика. При необходимости для проведения независимой экспертизы могут привлекаться внешние специалисты.

Таким образом, приведенная выше последовательность этапов внедрения позволяет минимизировать риски автоматизации любой системы учета, особенно на больших предприятиях. Представленный материал основывается на 5-летнем опыте (именно столько времени находится в промышленной эксплуатации платформа 1С:Предприятие 8) внедрения программных продуктов 1С:Предприятие 8 в организациях Ставропольского края. Конечно, на практике отдельные этапы могут не иметь места при выполнении проекта, но их отсутствие может, в конечном итоге, привести к недостижению целей, поставленных в начале выполнения проекта.