Тайм-менеджмент – сказка о найденном времени

Термин «управление временем» или «тайм-менеджмент» появился в лексиконе столичных менеджеров совсем недавно. Посмотрим, что это такое? Управляя временем, вы сможете организовать свою работу так, чтобы максимально эффективно использовать свои часы и минуты. Главное в тайм-менеджменте – использовать в своей деятельности полезные приемы и методы. Самый действенный из них – планирование.

Однако, рассчитывая собственный день, нельзя забывать о том, что расписывать стоит не более 60 процентов рабочего времени. Между делами нужно оставлять так называемые «буферные» зоны, в которые по мере необходимости можно вклинивать решение мелких вопросов. Бизнес-тренеры советуют в течение дня выкраивать время на важные, но несрочные дела. Например, разберите бумаги в своем столе - то, что сегодня договоры с покупателями никому не нужны, не значит, что завтра они не понадобятся. Именно такие мелочи в последствии перерастают в огромные проблемы, из-за которых кропотливая работа нескольких месяцев может быть сорвана.

Часто главным препятствием для откладывания «на потом» становится размер дела. Если решение проблемы требует слишком много времени, стоит разбить ее на несколько этапов. Каждый день можно переходить из одной стадии в другую.

Раскладываем день по минутам

Как правильно распределить время:

  • Сначала следует сделать обзор своих целей и задач. Все вопросы необходимо материализовать - выписать на бумагу или завести компьютерный файл. Когда мы не владеем ситуацией, попытки планирования приводят только к стрессу, а не к положительным результатам. После того, как выписаны все ближайшие дела, которые можно заблаговременно спрогнозировать и предсказать, можно приступить к расстановке приоритетов.
  • Чтобы помочь себе не на день, а на всю жизнь, профессионалы советуют вести хронометраж. То есть расписывать каждый день поминутно, отмечая, сколько времени затрачено на различные дела. Практика показывает, что у людей, которым необходим тайм-менеджмент, время, затрачиваемое на решение всех вопросов, обычно сильно превышает продолжительность рабочего дня.

Полезные советы, как сэкономить время

  • Никогда не бойтесь отказывать. Если директор попросил вас взять на себя работу заболевшего сотрудника, твердо скажите «Нет». Это слово способно уберечь от множества возможных неприятностей. Не стоит соглашаться на то, что вы заведомо не успеете сделать. Неумение отказывать разрушает любые, даже самые совершенные планы.
  • Один раз в час делайте перерыв на десять минут. Распространенное заблуждение «Сейчас я это доделаю и тогда отдохну». Суммарная работоспособность человека гораздо выше, если он отдыхает, чем, если работает без отдыха. Объединяйте дела в более крупные блоки, но не более , чем на один час в сумме. Затем делайте перерыв.
  • Автоматизируйте все, что можно. Компьютер, факс, копир и сканер не роскошь, а необходимость в работе. Если вы пять раз в день тратите всего по две минуты на то, что мог бы сделать компьютер, то это составляет восемь часов в год или целый рабочий день. Например, обмениваясь с директором сообщениями по электронной почте вместо того, чтобы ходить взад-вперед по офису, вы убиваете одновременно двух зайцев. Во-первых, получаете письменное подтверждение его словам. Во-вторых, избегаете напрасных перемещений по организации. Придумайте какие-нибудь простые физические упражнения, которые вы можете делать в течение рабочего дня. Например, дыхательную гимнастику или наклоны головы. Это не только избавит от стресса, но и поможет сохранить энергичность и работоспособность.
  • Избавьтесь от перфекционизма – тяги к недостижимому совершенству, и от желания делать все самостоятельно. Известно, что человек подчас не замечает собственных ошибок. Когда есть возможность, поручайте перепроверку документов другим людям, если это не нарушает конфиденциальность и не противоречит должностным обязанностям.