Организация процесса внедрения информационных систем

Последовательное выполнение работ, относящихся к различным этапам реализации проекта, обеспечивает возможность контроля качества в каждый момент внедрения. Точкой отсчета является принятие решения о необходимости перевода организации на работу с конкретной системой. Оценивать информационную систему управления можно с нескольких сторон.

Выбор информационной системы – это не просто автоматизация подразделений организации; это принятие стратегического решения. Система управления должна вписываться в сложившуюся инфраструктуру и ориентироваться на выработанную стратегию развития бизнеса. Принимая решение о внедрении системы, следует обратить внимание на следующие аспекты:

  • простота в установке и конфигурировании;
  • наличие в организации специалистов требуемой квалификации для обеспечения функций администрирования системы и потребность в дополнительном обучении;
  • способы интеграции нового продукта с базовыми сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т. д.;
  • возможность интеграции с другими технологиями обработки документов, так как на практике не всегда все функции реализованы в одном продукте;
  • возможность развития системы и наличие соответствующего инструментария для ее модификации у компании-поставщика.

При выборе системы, помимо рассмотренных бизнес-требований, целесообразно принимать во внимание также следующие факторы:

  • возможность интеграции с программными (в основном системными) продуктами, обеспечивающими работу организации;
  • возможность снижения дополнительных затрат на клиентские лицензии;
  • перспективы развития платформенных решений систем;
  • наличие в организации специалистов необходимой квалификации для поддержания работы системы;
  • соответствие нормам отечественного делопроизводства;
  • требования к защищенности данных;
  • ведение корпоративных справочников и номенклатуры дел;
  • возможность интеграции с внешними приложениями.

После принятия решения о необходимости внедрения системы и ее выбора осуществляются планирование работ и определение организационных задач. Затем проводится обследование объекта, и параллельно с этим процессом возможно обучение администраторов и программистов, которые должны будут впоследствии сопровождать систему. В целях полного удовлетворения запросов организации в процессе проектирования проводятся доработка системы и разработка специальных модулей, предназначенных для решения специализированных и нештатных задач.

Далее осуществляется установка и настройка системы, которая может проводиться последовательно по структурным подразделениям организации с последующим обучением пользователей порядку работы с новой системой. Поддержка и сопровождение системы сопровождаются специально обученными администраторами во взаимодействии с представителями компании-разработчика.

Исходным этапом является решение организационных вопросов, обеспечивающих возможность планирования основных действий по реализации проекта.

Любой внедренческий процесс должен инициироваться соответствующим распоряжением руководства организации. Открытие работ оформляется документально. Разрабатываются регламенты проведения работ, определяющие порядок проведения и временные рамки процесса. Обязательно проводятся мероприятия, которые позволяют обеспечить возможность перехода на любую систему:

  • уточняются процессы документационного обеспечения управления и маршруты движения документов;
  • формируются и утверждаются корпоративные каталоги, справочники и классификаторы;
  • определяются подразделения и должностные лица, поэтапно вовлекаемые в электронный документооборот.

Поскольку внедрение нового всегда вызывает дополнительные трудозатраты, обязательно определяются подразделения и должностные лица, привлекаемые к административному и техническому обеспечению работ по проекту.