Предпроектное обследование: зачем?

С ростом предприятия, с изменением его структуры или с изменением внешних условий (рыночных, экономических или политических), рано или поздно возникает потребность в изменении используемой на предприятии информационной системы.

Как правило, на крупных или средних предприятиях есть сотрудник, отвечающий за автоматизацию и информационное обеспечение. К нему то руководитель компании и обращается с извечным вопросом: что делать? Этот сотрудник должен быть в курсе всех бизнес-процессов компании, насколько и как они автоматизированы, в чем именно заключаются узкие места. Этот сотрудник, как правило, знаком с тем, какое программное обеспечение фигурирует на рынке, основные его возможности и отличия друг от друга.

В итоге Клиент хотя бы примерно знает, что ему необходимо сделать, какое программное обеспечение он хочет приобрести, и сам обращается к Продавцу за консультациями. В ходе этих консультаций задаются стандартные вопросы: а как это сделано? а вот это там работает? а вот здесь проблем не будет? Следуют такие же ответы: вот здесь все работает, вот тут немножечко подправим, а здесь нужно вообще не так делать. Если Клиента устраивают такие ответы, он покупает программу, и начинается самое страшное – внедрение.

Внедрение может осуществляться как силами Клиента, так и с привлечением сторонних специалистов, как правило, со стороны того же Продавца. В любом случае на данном этапе возникают свои трудности: некоторые бизнес-процессы не реализованы в программе так, как привык Клиент; при вводе остатков в новую систему учета не хватает каких-либо данных, хранимых в старой; а очень даже необходимая для Клиента аналитика попросту не предусмотрена в новой программе; интерфейс новый, пользователям не удобно, обучаться сложно и дорого – в итоге опять же ошибки.

В лучшем случае, через несколько месяцев внедрение все же завершится, предприятие перейдет на новую систему учета, и стоить это будет лишь потраченных нервов для сотрудников и внедренцев, незапланированных финансовых затрат для Клиента, и не оправдавшихся ожиданий от программы. В худшем случае Клиент отказывается от новой системы учета и продолжает использовать старую. Отсюда возникает вопрос: в чем причина? Любимые фразы Клиента: «Ваша программа не работает» или «Для достижения результата требуется слишком много ручного труда». Любимые фразы Продавца: «Ваши люди делают ошибки при работе с программой», «Финансирование при внедрении было недостаточным» и т.д. Свою вину никто признавать не любит.

На самом деле причин неудачного внедрения может быть много: нежелание сотрудников Клиента, неготовность Клиента к серьезным финансовым вложениям, не правильный выбор программы и прочее. Только деньги, потраченные на покупку и внедрение программы, никто не вернет. Все придется начинать сначала.

Во избежание подобной ситуации, перед покупкой программного обеспечения необходимо провести обследование предприятия: изучить особенности учета, механизмы и тонкости бизнес-процессов, провести тестирование сотрудников на способность к переобучению.

При таком «взгляде со стороны» можно выявить нерациональные механизмы бизнес-процессов и дать рекомендации по оптимизации работы сотрудников не прибегая к изменению информационной системы учета. В таком случае можно избежать необоснованных финансовых затрат на покупку и внедрение новых программ.

В процессе предпроектного обследования возможно моделирование работы предприятия на предлагаемой к покупке программе, что позволяет наглядно продемонстрировать, насколько программа удовлетворяет требованиям Клиента, какие неудобства могут ожидать сотрудников при работе с ней. По окончании предпроектного обследования Клиент получает отчет о его проведении с детальным анализом существующего состояния предприятия, с заключением и рекомендациями по оптимизации бизнес-процессов, с расчетом стоимости проекта по закупке, доработке, внедрению, обучению сотрудников. Такой отчет позволяет руководителю получить полную картину о предлагаемом внедрении и на начальном этапе ознакомиться со всей стоимостью проекта.

Поговорка «скупой платит дважды» в данном случае очень даже хорошо работает. Лучше потратить деньги на Предпроектное обследование и избежать рисков при внедрении.