Трудности перехода

При переходе предприятия на новую систему ведения учета всегда возникают определенные трудности, такие как: обучение персонала, перенос справочников и остатков, переход на новую аналитику и прочее.

Главными причинами неудачного перехода на новую систему ведения учета могут являться:

  • слишком поздние сроки начала внедрения
  • не правильный выбор программного обеспечения
  • низкая квалификация людей, отвечающих за внедрение
  • неподготовленность пользователей
  • отсутствие четкого понимания целей проекта, отсутствие понимания между внедренцами и пользователями, приводящие к многократным «переделываниям» или «исправлениям»
  • попытка одновременно работать в двух системах (старой и новой)

В принципе, кроме низкой квалификации внедренцев, все вышеперечисленные причины можно избежать при помощи проведения грамотного предпроектного обследования на предприятии и при соблюдении Заказчиком рекомендаций, перечисленных в отчете об обследовании.

Например, если Предприятие планирует переход на новую систему ведения регламентированного учета с нового отчетного периода, желательно за несколько месяцев до перехода проконсультироваться у специалистов и при необходимости провести предпроектное обследование. В случае если решение о переходе принято, необходимо провести все необходимые доработки в новой системе, провести обучение сотрудников и подготовиться к переносу данных. К сожалению многие предприятия вспоминают о переносе остатков слишком поздно (например в марте переносятся остатки на конец предыдущего года). В итоге приходится переносить не только остатки, но и всю оборотную документацию за переходный период. Так как структура данных в старой и новой системах учета может сильно различаться, такой перенос очень трудоемок и может потребовать значительных людских и финансовых ресурсов, а иногда и вообще не возможен. Для того чтобы новая система учета автоматически и правильно рассчитывала финансовый результат, как правило необходимо перестраивать существующую аналитику затрат с учетом требований и особенностей новой программы. А это тоже требует ручного вмешательства при корректировке документов за переходный период.

Одной из часто встречающихся ошибок при переходе на новую систему является одновременное ведение учета в старой и новой программе. В результате такого ведения сотрудники сильно перегружаются работой и совершают много ошибок, которые потом очень сложно исправлять. Поэтому рекомендуется переходить на новую систему одномоментно, например в начале года, после новогодних каникул, за время которых можно перенести и откорректировать начальные остатки (естественно, если в старой системе они уже сформированы). В последствии рекомендуется вводить документацию за новый период в новой программе, а за старый период в старой программе. После того, как прошлый период в старой программе закрыт, можно еще раз перенести остатки в новую программу и перепровести все наработанные документы за новый период.

Главное – нужно понимать, что переход на новую систему потребует значительных финансовых вложений, дополнительную нагрузку на сотрудников предприятия и перестройку привычной аналитики используемой на предприятии. И осуществлять его нужно вовремя, а не в режиме «бешеной скачки».