1С:Документооборот КОРП

1С:Документооборот КОРП

Прикладное решение предназначено для автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и бюджетных организаций. Все процессы протекают в едином информационном пространстве, что обеспечивает качественное управление бизнес-процессами на предприятии. В программе осуществляется сбор информации по любому реквизиту в разрезе всей деловой переписки, всех сопутствующих документов.

  1. Работа с документами и файлами реализует формирование потока входящей, исходящей корреспонденции, ведение внутренних документов, обеспечивает настройку связей между документами.
  2. Управление договорами включает в себя полный цикл создания, согласования и мониторинга в части договоров, заключаемых предприятием.
  3. Учет обращения граждан позволяет оперативно управлять жалобами.
  4. Задачи и бизнес-процессы предназначены для построения исполнительского контроля поручений.
  5. Учет рабочего времени решает вопросы учета и анализа затрат рабочего времени сотрудников в разрезе видов работ.
  6. Нормативно-справочная информация позволяет создавать справочники для более удобной работы системы и подготавливать документы к последующей архивации.

С Демонстративной версией можно ознакомиться здесь.

Управление исполнительской дисциплиной

Когда в организации работают всего несколько человек, то вопросов об исполнительской дисциплине сотрудников не возникает. Начальник сказал - подчиненный сделал и сразу же отчитался. Однако с развитием бизнеса, организации начинаются укрупняться, появляются отделы и департаменты, новые направления, открываются офисы в других городах. В этом случае руководитель начинает сталкиваться с проблемой исполнительской дисциплины сотрудников.

Исполнительская дисциплина - это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.

Руководитель формирует поручение сотруднику с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.

Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.

Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:

  • несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
  • низкое качество исполнения;
  • невыполнение в связи с "забывчивостью" сотрудников.

Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.

В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.

Применение автоматизированной системы контроля позволит:

  • учитывать поручения и задачи;
  • контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
  • улучшить качество выполнения задач;
  • оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
  • обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
  • получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.

Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.