Считать деньги надо всем и всегда

Сегодня российскому бизнесу приходится вести деятельность в условиях экономического кризиса. Если падение рынка ценных бумаг не очень заметно отразилось на основной массе простых россиян, имеющих к игре на бирже самое отдаленное отношение, то последствия этого падения ярко выразились в банковском секторе увеличением недоверия банков, повышением процентных ставок по заемным средствам и уменьшением количества выдаваемых кредитов.

Как известно, организация для своего развития может сначала заработать прибыль, а потом ее использовать, или наоборот, используя заемные средства сначала что-то приобрести, а потом за счет прибыли возвращать деньги кредитору. Это полярные подходы и в большинстве случаев на практике часть средств на развитие организации берут из прибыли, а часть за счет заемных средств. Разразившийся кризис в банковской сфере привел к тому, что у значительной части организаций, широко использующих в повседневной деятельности заемные средства, стало не хватать оборотных средств. Для ведения текущей деятельности организациям необходимо приобретать материалы, платить работникам заработную плату, оплачивать услуги сторонних организаций, платить налоги и т.п., а денежных средств для этого стало не хватать. В условиях кризиса, как правило, потребление снижается, доходы уменьшаются, сокращаются второстепенные расходы. Функция контроля затрат в такое время становится одной из основных для менеджмента организаций. Функция планирования при оперативном управлении немного меняется, она нивелируется в связи с непредсказуемым развитием событий в условиях кризиса. Планирование и так представляет собой не простую задачу в условиях стабильной экономики, ну а в условиях непредсказуемости кризиса тем более. В данном случае политика прямого снижения издержек является наиболее предпочтительной для выживания организаций.

Для анализа издержек в большинстве организаций используются данные бухгалтерского учета. В условиях стабильной экономики и относительно низкого уровня инфляции такой подход имеет место и может давать приемлемые данные для поддержки управленческих решений. Однако в условиях кризиса (рост процентов по банковским кредитам, повышении уровня инфляции, рост цен на материалы и т.п.) данные, полученные с опозданием в силу самой специфики ведения бухгалтерского учета (порой на несколько месяцев) уже могут дать значительную погрешность и их, как правило, затруднительно использовать для поддержки управленческих решений.

Но задержка в получении данных является не единственным препятствием для использования данных бухгалтерского учета для поддержки управленческих решений. Сама математическая модель бухгалтерского учета обладает некоторой инерционностью, т.е. финансовый результат по данным бухгалтерского учета содержит в себе как бы историю и может быть использован только в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Можно привести пример. Пусть производственная организация ведет списание материально-производственных запасов по средней оценке, что справедливо для большинства фирм на рынке. Допустим в организации на начало месяца накопился остаток готовой продукции, причем средняя учетная цена находится в пределах установленной нормы. Пусть вследствие резкого увеличения стоимости сырья в начале текущего месяца, затраты на производство возросли. Поступившая на склад готовая продукция в этом месяце будет иметь фактическую себестоимость выше себестоимости предыдущего месяца. Мало того, что информация об увеличении фактической себестоимости будет получена в бухгалтерском учете только после закрытия текущего месяца в следующем месяце (а меры то надо было принимать сразу вначале месяца после изменения стоимости сырья!), сама величина увеличения фактической себестоимости по данным бухгалтерского учета будет меньше реальной, так как при списании по среднему будет учитываться меньшая стоимость остатков готовой продукции на начало месяца. Таким образом абсолютная величина финансового результата работы организации в данном месяце будет несколько искажена.

Здесь можно привести гипотетический пример. Пусть футбольная команда играет завершающий матч первого круга. После первого тайма очевидно, что из-за недомогания ведущего нападающего нужно менять на запасного игрока. Это видно из результатов первого тайма (решение, основанное на своевременных данных). Можно нападающего и не менять, если учитывать, что этот нападающий хорошо играл на протяжении всего первого круга, а поэтому надеяться на изменение его игры во втором тайме (решение, основанное на данных, содержащих в себе как бы еще и историю).

Данные рассуждения приводят к необходимости организации управленческого учета в организации, который содержит актуальные данные для поддержки принятия управленческих решений. Особенно это актуально в период проявления в экономике кризисных явлений.

Своевременный ввод, хранение и получение информации управленческого учета немыслимы без автоматизации. Автоматизация управленческого учета позволяет получать необходимые данные для поддержки принятия решений практически в реальном режиме времени. Единственное, что следует отметить, что сама идеология организации и ведения управленческого учета существенно отличается от правил ведения регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета и требует от экономистов, финансистов и бухгалтеров некоторого переосмысления подходов к оценке и отражению хозяйственных операций.

Фирма 1С в линейке своих продуктов имеет ряд решений, позволяющих вести управленческий учет в организациях.

Так типовая конфигурация 1С:Предприятие 8 Управление производственным предприятием, флагманское решение 1С, позволяет вести в одной базе бухгалтерский и налоговый учет, управленческий учет (план, факт и план-фактный анализ), бюджетирование (план, факт, план-фактный анализ) и вести учет и формировать отчетность по МСФО. Конфигурация является универсальной и подходит для автоматизации управленческого учета в организациях любых форм собственности, производящих готовую продукцию, занимающихся оптовой и розничной торговлей, оказывающих услуги и выполняющих работы. При необходимости конфигурация может быть доработана с учетом отраслевых характеристик предприятий.

Организацию управленческого учета в части товарооборота и взаиморасчетов с контрагентами позволяет реализовать типовое решение 1С:Управление торговлей 8. В этой конфигурации можно планировать товарные и денежные потоки, вести и анализировать взаимоотношения с клиентами, вести учет фактических данных по хозяйственным операциям, проводить план-фактный анализ.

Программный продукт “1С:Управляющий 8. Стандарт” совместное решение фирмы “1С” и компании “РУСИСТЕМС”. Программа предназначена для ведения на небольшом предприятии управленческого финансового учета, который опирается на реальные данные и используется исключительно внутри организации, предоставляя информацию для руководителей и собственников предприятия.

При помощи отчетов программы «1С:Управляющий 8. Стандарт» руководитель может контролировать основные финансово-управленческие показатели:

  • Финансовый результат (прибыль или убыток) работы предприятия, в том числе по каждому направлению его деятельности или проекту.
  • Управленческий баланс для контроля за состоянием средств предприятия (денег, имущества, товаров и материалов), прибыли и капитала, а также состоянием взаиморасчетов.
  • Денежные потоки предприятия с аналитикой по статьям движения денег. План-фактный анализ выполнения бюджета движения денег.

Прикладное решение "1С:Консолидация 8" предназначено для автоматизации широкого спектра задач, связанных с подготовкой и анализом отчетности групп компаний, филиальных структур, а также отдельных компаний.

1С:Консолидация 8 позволяет автоматизировать решение следующих задач:

  • сбор и централизованное хранение отчетных данных бизнес-единиц (организаций, центров финансовой ответственности, филиалов), входящих в группу;
  • консолидация управленческой и бухгалтерской отчетности;
  • бюджетное управление отдельными компаниями и группами компаний;
  • управление предприятием на основе ключевых показателей эффективности;
  • трансформация отчетности, сформированной по одним стандартам, в отчетность других стандартов (РСБУ, МСФО, US GAAP, управленческий учет).

Таким образом, на сегодняшний день существует как необходимость организации управленческого учета, так и возможность его автоматизации с применением программных продуктов на платформе 1С:Предприятие 8.