Комплексное внедрение программ 1С "под ключ"

Приобретение коробки 1С:Предприятие - это только начало автоматизации учета на предприятии. Любая типовая конфигурация 1С уже содержит обширный функционал и программа после установки на компьютерах пользователя сразу готова к работе. Но, во-первых, сотрудники организации, как правило, не знают возможностей вновь приобретенного программного продукта (который, к тому же, постоянно совершенствуется фирмой 1С или разработчиком конфигурации). И, во-вторых, имеющиеся в программе решения могут отличаться с точки зрения учета от методологии, принятой на предприятии. Следовательно, новый программный продукт должен быть адаптирован к потребностям автоматизации учета на предприятии или, в зависимости от того, что целесообразнее, методология ведения учета на предприятии должна быть изменена в соответствии с функционалом программного продукта 1С.

Комплексное внедрение программ 1С "под ключ", например, при автоматизации управленческого и регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета, может содержать следующие этапы работ

1 этап. Формулировка целей и уровня автоматизации учета и управления на предприятии

Это самый важный этап, предопределяющий успех проекта автоматизации в целом. На предприятии должно быть принято решение, какие участки учета и управления должны быть автоматизированы. Может быть только бухгалтерский и налоговый учет, может быть дополнительно еще и планирование и бюджетирование. А может автоматизации подлежит документооборот и контроль выполнения поручений. Данное решение принимается на основе, с одной стороны, потребностями развития бизнеса предприятия, а, с другой стороны, наличием имеющихся свободных финансовых (в первую очередь), материальных и трудовых ресурсов. Следует помнить, что если помимо бухгалтерского и налогового учета на предприятии решают применить технологии управленческого учета, например, бюджетирование, то это решение потребует ресурсов и для разработки как регламента бюджетирования, так и самих бюджетов, и для реализации процедуры бюджетного планирования, и для реализации сбора фактических данных с последующим план -фактным анализом и т.п. Задача, откровенно говоря, не из простых. Конечно, каждый руководитель рад использовать все инструменты для управления бизнесом, но, как и всегда в жизни, каждый актив требует наличия соответствующего пассива, т.е. если есть желание автоматизировать учет и бизнес - процессы, необходимо наличие финансовых ресурсов. Если полученный финансовый эффект от автоматизации превышает вложенные в автоматизацию инвестиции, то есть смысл затеиваться, иначе уровень автоматизации необходимо уменьшать вплоть до минимально необходимого. А ведь это только первый этап!

2 этап. Подбор наиболее подходящей типовой конфигурации 1С

Тоже задача не из простых. Сама фирма 1С выпустила и постоянно совершенствует десятки различных типовых конфигураций для автоматизации учета и управления. Сотни партеров и независимых разработчиков постоянно ведут разработки новых конфигураций на платформе 1С для автоматизации учета и управления в организациях всех форм собственности и всех отраслей экономики. Здесь следует помнить следующее.

Наиболее предпочтительным вариантом является использование типовой конфигурации, написанной самой фирмой 1С и распространяемой на всей территории Российской Федерации. Почему?

Индивидуальное программирование - дорогое удовольствие. Почему типовая конфигурация 1С:Бухгалтерия 8 стоит "всего" 10 800 рублей? Да потому, что эта программа является тиражным продуктом и продается тысячами экземпляров. Настоящая стоимость этой программы складывается из цены одной коробки, умноженной на количество проданных экземпляров и составляет, таким образом, миллионы рублей. Вот почему при внедрении программ 1С стоимость доработок типовой конфигурации иногда намного превышает стоимость самого коробочного продукта. Доработка - индивидуальное, как правило, не тиражируемое программирование, а это дорого и такое положение вещей не должно вызывать удивлений. Следовательно, чем меньше доработок потребуется на этапе внедерения типовой конфигурации 1С за счет грамотного и максимального использования имеющегося типового функционала, тем меньше будет общая стоимость внедрения.

3 этап. Разработка методики ведения учета в типовой конфигурации 1С

Важным преимуществом работы нашей компании является разработка методологии ведения учета в типовой конфигурации 1С с учетом особенностей заказчика. В типовой конфигурации изначально реализован некоторый функционал. На предприятии уже, как правило, с применением какой-то технологии ведется учет. Задача данного этапа - максимально снизить объем доработки типовой конфигурации либо за счет использования типовых механизмов, либо за счет изменения методологии ведения учета заказчика. Практика показывает, что затраты на разработку методологии ведения учета в типовой конфигурации значительно снижают общую стоимость внедрения программы 1С.

Методика разрабатывается силами наших сотрудников с использованием консультаций специалистов заказчика. После разработки методики происходит ее защита нашими специалистами-разработчиками перед всеми заинтересованными сотрудниками заказчика. Именно на защите методики окончательно определяется как методология ведения всего учета в программе, так и объем необходимых доработок типовой конфигурации 1С.

4 этап. Доработка типовой конфигурации 1С (при необходимости)

Если в результате разработки методики ведения учета выявилась необходимость доработки типовой конфигурации, то эти работы производятся на данном этапе.

5 этап. Обучение персонала заказчика

После утверждения методологии ведения учета можно проводить обучение персонала заказчика. Принципиальным отличием обучения при таком подходе от традиционного является то, что на практике, как правило, сотрудникам заказчика нет необходимости знания всех возможностей используемой конфигурации 1С. Поэтому сотрудники заказчика обучаются не вообще работе в программе 1С, а именно способам ведения учета на своем участке строго в соответствии с разработанной методологией. Практика применения данного подхода на протяжении последних трех лет подтвердила его высокую эффективность и предпочтительность перед простым обучением работе в типовой конфигурации.

6 этап. Перенос начальных остатков

Если заказчик вел автоматизированный учет до перехода на используемую конфигурацию 1С, то на данном этапе решается вопрос о переносе остатков из старой программы в новую. Необходимость переноса определяется достоверностью остатков в старой программе и возможностью их переноса в новую программу в соответствии с аналитическим учетом, определяемым утвержденной методикой ведения учета.

7 этап. Текущие консультации

Этап начинается после начала ведения учета в новой программе. Консультации оказываются по мере необходимости по заявкам сотрудников заказчика.

8 этап. Формирование регламентированной отчетности

Формирование регламентированной отчетности требует определенных специфических навыков анализа данных и приведение их в соответствие с утвержденной методикой ведения учета. В конце первого отчетного периода происходит обучение сотрудников заказчика способам формирования регламентированной отчетности.

9 этап. Периодический аудит ведения учета в информационной базе 1С

Цель данного этапа – постоянный контроль нашими сотрудниками соответствия ведения учета в информационной базе 1С утвержденной методике. В процессе аудита ведения учета выявляются отклонения от методики и формируются способы устранения этих отклонений. Периодический контроль в виде аудита позволяет получить гарантированный результат по внедрению конфигурации 1С.

Таким образом, приведенная выше последовательность этапов внедрения позволяет минимизировать риски автоматизации любой системы учета, особенно на больших предприятиях.